文章日期 : 2019年8月9日

管理新手、職場新鮮人增軟實力

待人處事、管理團隊無難度

人在職場,有學歷更要有軟實力,無論是職場新鮮人或作為「夾心階層」的中層管理新手,在待人處事方面難免受到挑戰。要事業穩步向前,何不提升管理技巧、強化新思維、語言表達能力等,發揮個人、團隊實力助事業起飛。

文:麥懷欣 圖:受訪者提供、 https://pixabay.com

中層管理角色轉換 增影響力和感染力

人在職場,硬技能與軟技能同樣重要,後者更被視為職位升遷的關鍵。註冊社工,有逾十年管理、督導跨職級工作經驗的香港專業培訓學會課程導師李樂恩指,職場新鮮人要具備抗逆力,能彈性面對及跨越逆境,以及恆毅力、主動的工作態度;新晉中層主管一般身兼多重角色,包括擔任上傳下達的橋樑、團隊的決策者、跨部門及職級的聯絡者、激勵下屬的傳播者,以及平衡內外部各方利益的調解者,上述軟技能以外,更重要是具備人際溝通、高效的管理及領導技巧。

她稱,近年管理人員漸趨年輕化,然而由前線到晉升至中層管理人員,要面對角色轉換及調整心態,如要督導曾屬同職級同事、年資高及年長同工、將工作合理地授權和分配等,都成為工作挑戰。

中層管理新手如何發揮影響力及感染力呢?

李樂恩教路,以下 7 點要多加運用:

‧增加對上司的影響力:

‧出色地領導自己;

‧做好本職工作、發現問題後積極尋找解決辦法之餘,還要做好份外工作,務求為上司減負;

‧樂意做別人不願意做的事,承擔最困難的工作,超出預期或職責完成工作;

‧擅長與難纏的人相處。

增加對員工的感染力:

‧做好修身:即自我管理,需以身作則、勇於承擔;

‧發掘員工的強項:主動協助,凡事多商量;

‧領導及管理下屬要懂得「CARE」:「C (Communication)」是指與不同特質 / 世代的員工要良好溝通;「A (Alternatives)」是指共同商討解決方法;「R (Review)」是指定期檢討;「E (Empathy)」是指了解員工動機、把行為及人分開、共同關注點。

不同世代特質有別 讓員工展所長

至於要督導不同世代的員工,方法也各異 (見附表一)。她說,中層管理人員要具備新思維,抱持開放和包容的態度,並要懂得按員工個人特質、價值觀上的不同,靈活應用不同的管理技巧,才能帶領不同年齡、性格特質、文化的員工,讓他們發揮最大的績效!

中層管理新手想增值自己?香港專業培訓學會有開辦「新晉中層主管人才培訓證書」課程,適合剛晉升或擔任中層主管 3 年內者修讀,透過真實個案、短講、討論等模式,讓學員提升個人領導團隊及策劃能力。

砌積木提升創意度 凝聚團隊共識

不少行業都要求員工要「brainstorm」生產想法,但成效取決於與會者的參與度、專注度;而且易被與會者的看法所影響。生產力學院課程導師 Brian Tang,是 LEGO SERIOUS PLAY (簡稱 LSP) 方法認證引導師、Strategic Play Group 中國內地 LSP 認證導師,他指,可以運用 LSP 這新興的互動培訓工具,配合不同的引導手法,有助產生新思維。

「手指與 80% 腦細胞相連,透過砌 LEGO 有助刺激大腦,建立想法,猶如 3D 打印想法;LEGO 有很多形狀和顏色,可提供靈感以建立簡單或複雜形式的隱喻,尤其適合用來呈現較抽象的概念及想法。」

掌握「認真玩」秘訣 互動啟發思維

LSP 要求所有人都要參與及分享,地位平等,先各自砌出自己的想法,然後分享想法,繼而合併和串聯想法。「參加者不用在意自己是否具創意、所砌的像真度等,而是在過程中促進互相啟發、互惠學習,在人人有份決定的前提下,產生更多新思維,有助達成共識。」

Brian 表示,新晉管理人員也可以此遊戲方式,提升員工的投入度、專注度,特別是用在年輕員工上。「較年長的員工起初或會抗拒,可循序漸進由簡單砌起,讓他們慢慢投入,即使從未接觸過 LEGO,反而在沒有『框框』下砌出更多變化!」

生產力學院開辦了一系列的 LSP 課程 / 工作坊,包括:體驗工作坊、設計思維與創新、打破團隊領導的障礙、商業策略制定工作坊、LEGO SERIOUS PLAY 引導師認證課程。其中「設計思維與創新」工作坊講解設計思維與創新的基本意義和流程,讓學員體驗 LSP 的方法和講故事技巧;並以設計思維為流程、LSP 為工具、創新為原則,設計嶄新的體驗或產品。

成為LEGO SERIOUS PLAY方法認證引導師

撰寫電郵有竅門 增溝通成效

電郵已是很多行業的重要溝通工具之一,現代教育資深英語導師、IELTS 應試專家 Frankie Chan 不諱言,不少行政人員以為,商業電郵應有艱深的詞語及複雜的句子才是正規,事實不然。「發電郵的目的是傳遞信息給收件人,若收件人看不懂你寫的內容,豈不是浪費了彼此的時間?」

他續指,優秀的商業書信都是簡潔、表達清晰,沒有複雜的句式、多餘的字詞,讓人容易閱讀;另行文間要保持應有的商業禮儀,注意個人語氣及態度,以免引起誤會。「即使是公司內部的通訊,行文也不能過分親切隨便。」

撰寫英文電郵 5 大宜忌

在撰寫電郵時要注意什麼呢?Frankie Sir教路:

✔ 清楚分段:閱讀時會更清晰,即使短至一句,也可獨立成段。一般來說,電郵應最少有三段,包括起首、正文及結尾等。

✔ 盡早回覆電郵:收到電郵後應盡快回覆、盡量做到「不過夜」;重要的電郵,最好在數小時內回覆。若事情複雜,無法及時確實答覆的話,可回覆對方:"Noted with thanks. / Acknowledged with thanks. We'll get back to you once we've sorted it out."或"Well received. We'll send you the revised version by the end of this week."

✘ 避免使用「大寫鎖定」(Caps lock):別以為把重要的資料全用大楷能加強其重要性,如 "AS THIS IS URGENT, PLEASE TAKE IMMEDIATE ACTIONS.",此舉既不便閱讀又不專業,更重要的是對收件人極之無禮。要突顯其嚴重性,建議從句子的字詞及語氣入手。

✘「CC」(副本抄送) 勿亂用:事無大小都「CC」,或會令收件者感到困擾,反令溝通變得混亂,注意只CC給需要知道電郵內容的人便可。

✘ 別濫用 "Thanks and regards,":不少在職人士都會千篇一律地用 "Thanks and regards," 作結,但其實電郵下款應因應與收件人的關係及不同情况而有所不同。如在非常正統情况下可用 "Respectfully,";與收件人關係密切則可用 "Best,"、"Best wishes, "、"Thanks, / Many thanks," 及 "Cheers," (以表示謝謝或再見)。

更多撰寫英文電郵Tips

藉 IELTS 提升英語能力 強化職場優勢

在職人士要提升英語水平,現代教育專業英語中心開辦了「44 小時 IELTS 成人職場訓練課程」,加入職場英語、模擬工作 / 移民面試;針對 IELTS 考核內容,以日常生活及工作為語境,教授實用知識和技巧如撰寫電郵、報告等技巧。另會深入分析 IELTS 不同考卷 (閱讀理解、寫作、聆聽及說話) 試題、教授答題竅門等,助學員做好應試準備。若在 IELTS 整體分級取得 6.5 或以上,並在同一次考試中各項個別分級取得不低於 6 的成績者 (有效期內),其成績可獲接納為等同綜合招聘考試英文運用試卷的二級成績,故吸引不少有志投考政府工者報讀。

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