文章日期 : 2020年6月12日

檔案管理人員做真相守護者

小心分類保存 不容篡改

面對一疊疊的文件和各式各樣的檔案要怎樣處理?過往的檔案如果不加以整理、保存,或隨意擺放,只會增加遺失檔案的風險,日後難以尋回或出現殘缺不全!個人檔案要整理已不容易,更何况是一間機構或整個政府的檔案處呢?作為檔案管理員,面對成千上萬的檔案,要肩負審視檔案、為檔案分類、建立完善的檢索系統、保護檔案不容篡改等職責,才能做好「真相守護者」(The Guardians of Truth)的角色。

文:夏穎欣 圖:受訪者提供、JUMP 圖片

根據政府檔案處的定義,所謂檔案,是指機構在處理公務過程中所開立或接收,以任何形態或載體記錄的資訊,它們被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證。香港大學專業進修學院生命科學及科技學院課程主任黎志健(黎 Sir) 說:「檔案可粗略分為三大類,分別是檔案、歷史檔案和非檔案。」檔案管理人員怎樣才算是儲存檔案妥當呢? 黎 Sir 說,無論是哪類檔案,日後可供檢索、尋回的才算是儲存得當。

本港僅逾百從業員 人手有需求

黎 Sir 說,現時在香港除了政府檔案處和政府部門之外,有不少大型機構如東華三院、宏利企業、本地大學等也設立了檔案處,對人手有一定的需求。

不過,他引述 2018 年的法律改革委員會諮詢文件,內容提到香港欠缺合資格的檔案人員,因此難以推行《檔案法》和其他相關法例。他指出,目前行內約有 120 名從業員,分別在私營企業和政府部門工作。「有見於此,我們希望透過開辦檔案學深造文憑課程,培訓更多合符資格的檔案管理人員,畢業學員更可直接投身政府/機構的相關職位。」

檔案管理 VS 圖書管理 工作、檢索系統有別

黎 Sir 強調,不少人仍會把檔案管理跟圖書管理混為一談。但其實是兩碼子的事。「圖書管理的檢索系統是以主題為分類,例如小說、音樂等等; 但檔案管理則是以事務性質作為分類,例如一次的訪問,檔案就會紀錄由約訪的時間、地點、電郵往來、當中發生過的問題等等,甚至後來跟進的資料亦可歸檔。」他強調,相對於圖書管理,檔案管理的變化、數量會更多和更複雜。

確保資料真實完整 堅守保護檔案

黎 Sir 比喻檔案管理和圖書管理就如醫生和獸醫,雖然有相同的知識領域,但是實際操作有分別。「如果以圖書管理的方式處理檔案容易會出問題,就以銷毀的方式來說,圖書如果損壞,可以另買一本替代,但檔案呢? 則大部分均為孤本,一旦銷毀就會紀錄全失!」

黎 Sir 說:「檔案管理的基本原則是要保持檔案的完整性和真實性。」因此檔案管理人員要根據既定原則為機構的檔案建立完善、清晰的檢索系統;要為存取資料設立既定的程序,以免檔案受到破壞或中途被篡改。

他更強調,作為檔案管理人員要有保護檔案的決心。「若有人要你銷毀文件是否二話不說便銷毀資料呢?如果是重要的資料,檔案管理人員必須要堅持保護文件,才是正確的操守觀念。」檔案如果保存得宜,可以作為日後機構或政府人員施行政策、執行行動的重要參考。

助理起步 起薪 16000 元

初入行者一般都會由助理或初級職位起步,私人機構的起薪點一般由 16,000 到 18,000 元不等,而政府檔案處的助理檔案主任起薪點則約由 31,000 元起。以政府的相關職位為例,檔案管理人員的晉升階梯如下:

黎 Sir 表示,新入職者要有處理大量檔案的心理準備,無論本科修讀什麼,只要對紀錄、歷史等工作感興趣,都可以投身檔案管理的工作。若具備基本的電腦知識、細心、重細節、具耐性等技能和性格特質,相信更能勝任。

在職人士兼讀深造課程 取檔案管理入場券

目前坊間檔案管理的課程選擇不多,香港大學專業進修學院為在職人士提供了兩個兼讀制的深造課程,分別是為期三星期「檔案學深造證書」課程及為期一年「檔案學深造文憑」課程。

「檔案學深造證書」課程屬基礎課程,完成課程後,可獲豁免「檔案學深造文憑」課程 13 科中的其中 6 科。至於「檔案學深造文憑」課程則屬進階課程,是行內認可的基本專業學歷資格,修畢後一般可申請政府相關部門或各大私人機構的檔案管理職位。

課程會教授學員檔案學理論、檔案鑑定、檔案分類與著錄、電子檔案管理、檔案館自動化管理、現行文件管理、全球化與世界記憶工程計劃、檔案管理相關的法律問題等。

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