文章日期 : 2019年1月11日

升職加薪 內外實力 Level Up

返工不再「一嚿雲」

踏入職場已兩三年,仍予人像剛畢業的小綿羊、做事「一嚿雲」的感覺?新一年伊始,想在職場上有一番表現兼升職加薪,就要積極提升個人的內外實力,做足語文和演說匯報等能力的準備,相信不難獲得上司和客戶的加分和讚賞!

文:夏穎欣 圖:受訪者提供、網上圖片

「內功」即指內涵,其中語文的能力不能忽視,不少上班族怯於以英語表達,故對於要多用英文溝通的工作便表現參差,甚至避之則吉,成為爭取表現或升職的絆腳石。

「外功」即指軟技巧,職場上不可或缺的溝通能力、演說能力和解難能力等。有好的「內功」都要有「外功」的加持,才能有更好的發揮,將內涵充分展現於工作表現上,事半功倍。

有網上調查顯示,逾4成網民認為在工作時要以用英語交談是最難應付的一環,其次是撰寫報告和聽英文。香港大學專業進修學院人文及法律學院英語課程主任 Cecilia Kak 不諱言,大部分上班族日常都習慣跟同事、親朋以廣東話溝通,缺乏以英語交談,因此難以完全理解某些英語句子的意思,更遑論放膽用英語溝通。

Formal English 成弱項 疏於串字致發音不正

「香港人慣用的語言是廣東話,當中並沒有眾數和時態的分別,跟英語明顯不同,故對於上班族而言是較難掌握。」Cecilia 指出,上班族的弱項通常表現在 Formal English 中,尤其是撰寫報告、公函、正式會議記錄等。

「現今商業用的信件大多已用電郵代替,會議記錄亦有正式和非正式之分,因此行文措辭已由昔日的極之莊重,逐步演化成較為自然的模式。」

疏於「串字」也是上班族英語較弱的原因之一。Cecilia 指,科技進步,只需在搜尋器輸入開首數個字母,已可以出現想要的字詞,大大減少了串字的需要。

「其實串字是重要的基本功,有助發音和讀音更準確。例如 environment,不少人都會漏了R的發音,正因為少串字而導致讀錯或寫錯。」要提升英語能力,Cecilia 提供了最少 10 招,助上班族練好基本功。

10招提升職場英文實力 每天多實戰

  1. 多聽英文台、英文歌、收看英文電影︰從聆聽中習慣英文的語速、語調和節奏,學習說話時的抑揚頓挫(Music of English)。例如Photograph與Photography都有不同音調。
  2. 一日學3個詞彙:可包括行業用語、常用詞,爭取機會多運用,才算是真正學會。
  3. 咬字發音由單音詞開始:如Pray、Pay、Play,學習分辨發音和串法相似的文字。
  4. 練習Standard Phrase:例如apologize和apology,意思同,但前者為動詞,後者是名詞。可先熟習其中一個形式的用法,再轉換其他運用方法。
  5. 少用簡略語及縮寫:Geo、FYI、IMO、IDK等縮寫,雖可提高「表達」效率,但在正式公函上應避免使用。
  6. 多看報告、相關書籍有助學習行文,提升撰寫報告的技巧,留意用字的精確和中立。
  7. 注意英式美式英語的分別:在同一文件上要保持一致英或美式的串法,如analyse(英式)/analyze(美式)。
  8. 善用Passive Voice在報告或書信中,避免出現太多相似的句式,可多用被動式,使對方容易閱讀。
  9. 善用Signpost Language/Cohesive Devices無論在報告或是演講中,都可加入first of all、what’s more、Finally等字詞,使結構更分明。
  10. 善用Hedging language在表達建議、看法的時候,可利用conceivably、might等字詞,增強內容說服力。

Cecilia 強調,英文是可轉移的技巧!多參考別人的範本和例子,大膽多運用,再視乎情况靈活調整,拾級提升職場英語力!

改善身體語言、溝通技巧 演說、Present 不再驚

遇到要對上司、同事或客戶進行演說或滙報,除了做好「內功」準備外,還有什麼「外功」竅門呢?生產力促進局管理諮詢部總經理李寶雄表示,上班族若工作數年後,仍予人像初出茅廬的畢業生,事事需提點,應對左閃右避,自然難以得到上司和客戶的信任,晉升機會或新工作挑戰也只會擦身而過,怎辦呢?

李寶雄建議,上班族在裝備實力的同時,不妨由身體語言和溝通技巧着手,對加強個人自信和專業感覺不無幫助。

身體語言:外觀、眼神不可缺

1. 製造身體空間:要建立個人「氣勢」,最直接的方法是讓自己挺胸見人,表現出有駕馭周邊的能力,以及有屬於個人的空間。

2. 有效眼神接觸:要給人自信及專業的感覺,眼神接觸最為重要。一般基本眼神接觸要求至少為 2 秒,若閃避對方眼神,會令人像職場新人般。

3. 服飾加分:古語有云「先敬羅衣後敬人」,穿着合適的「戰衣」,自信加分。

溝通技巧:小改善大幫助

1. 戒除尾音:說話時經常夾雜「啦、嘅、啊」……等尾音,會影響說話的力量。

2. 有效停頓:在說話或演說過程中,要加上適當的停頓,可讓人留意說話重點。有效停頓時間約為 1 至 2 秒。

3. 放慢速度:每一位成功人士的說話速度,相對來說都屬較慢的模式,不妨放慢日常說話的速度,增加思考時間的同時,也給人淡定的感覺。

調整心態  演說內容勿累贅

要在人前公開演說或作簡報,不少上班族難免心存恐懼。「例如會擔心忘記演講內容、臨場不懂回應提問或意見被質疑,甚至遭推翻等。上班族需要克服個人心態所帶來的恐懼。」

李寶雄建議,首要是學會調節個人心態,他分享了一個小貼士,如感覺到緊張或害怕時,嘗試跟自己說:「放鬆,我能處理這個狀况」代替「不用怕,不用擔心」,相信更有助克服怯場的心態。

以生活化做例 聲線運用得宜

至於如何加強演說內容?他表示,事前可先了解觀眾的背景,內容方面可善用日常生活事情作例子,有助引起觀眾的共鳴,也可以輕鬆幽默的演繹方式表達,或增加互動環節及對話等,都有助建構一個精彩的演講。「緊記演說內容只需要提出重點,至於無關痛癢的事情則可放棄,以免影響演說內容。」

Cecilia 也提醒上班族,演說前除了要有充足準備、練習外,演說時也要嘗試運用不同的聲線表達不同的想法,有助令觀眾更投入。「一般人的即時記憶是十分短暫,所以不適宜在演講時加入太多累贅的句子,反而短小、簡潔的句子更為適用。」

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