隨着職位愈高，軟技能的重要性甚或較硬技能有過之而無不及。職場新人應先做好分內事，講求時間管理技巧，以確保工作效率達標；晉升至管理崗位，要發揮更高階的軟技能包括領導、說服、激勵、決策、宏觀及彈性思維等，以便有效帶領和協調團隊……如何提高績效？改善團隊的表現？各路專家提醒，上班一族應積極Reskill & Upskill自己，更重要是掌握7招擺脫拖延習慣、提升工作效率及影響力等秘訣，怎樣做呢？
文︰麥懷欣 圖︰受訪者提供
人工智能（AI）的普及，對勞動市場的影響逐步浮現，生產力局首席市場總監兼新世代企業及技能發展部總經理馮嘉寶引述調查指，未來5年將有超過80萬個職位受影響，AI或會取代更多職位，甚至文職人員。她鼓勵各企業員工應積極「Reskill & Upskill」裝備自己，管理層也應提升數碼知識及軟技能，為未來發展作好部署。
有20多年人力資源管理經驗、睿策顧問有限公司（HMI Consulting Limited）首席顧問朱浩雲（Wilson）表示，近年愈來愈多企業積極投放資源在員工的軟技能培訓上，當中以提升說服力及影響力、設計思維、跨世代管理，以及建立共融工作團隊等課題較為熱門。
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職場新人：做好時間管理 提升工作效率
香港打工仔普遍工時長，需應付不同的任務，難倒不少打工仔，特別是職場新人及新晉中層管理人員。要提升工作效率，Wilson指，需先找出導致自己工作效率低的原因及掌握時間管理之道。
影響工作效率的因素包括：個人因素（如拖延習慣、過於追求完美、欠專心、工作沉悶或難度高等）、身邊人因素（受同事及上司影響工作進度）及其他因素（如資源不足）。
向拖延Say No！7招做好時間管理
想擺脫拖延習慣、提升工作效率？Wilson稱，打工仔可從以下7點着手：
1. 時間管理優先矩陣（亦稱為「四象限法則」，Prioritization Matrix）
檢視所有任務，按重要性和緊迫性分類，基本上可分為4個象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要，並依次完成。
2. 養成列寫待辦清單（To-Do List）習慣
列出即日要完成的任務和目標，安排工作次序，有助提高工作效率和組織能力。
3. 番茄鐘工作法（Pomodoro Technique）
對於慣性拖延者、難以專注者及多任務處理者尤其適用。按照每個工作事項，估計自己需要多少個番茄鐘的時間（每個25分鐘）才能完成，此方法有助提高專注力及掌握個人工作進度。每次全神貫注工作25分鐘，可短休5分鐘；待重複執行4次番茄鐘工作後便可休息15分鐘，此為一個番茄鐘循環。
4. 先吃掉那隻青蛙（Eat the frog）、80/20法則及輕而易舉（Easy／Quick Wins）
前兩者是指當尚未完成最重要、最有影響力的20%工作，務必要堅定地放下其餘80%較不重要的工作；「Easy／Quick Wins」則是指先處理最簡單、最快完成的任務。究竟應「先苦」還是「先甜」？他指，難以一概而論，大多數人慣性捨難取易，然而最重要是找到適合自己的方法。
5. 避免追求過度完美
世上無人完美，務必學會接受自己的不完美及失誤，並設定較為合理、切實的目標，以及明確的截止日期。
6. 減少外界干擾，對抗分心
為手機信息、電郵規劃出特定的處理時間，有助提升工作專注度。
7. 定時休息及獎勵自己
長時間工作會消耗大量精力，讓自己有片刻放鬆的時間，又或是獎勵自己吃餐好，重新充電有助清晰思緒、提升表現。
他提醒，時間管理風格人人各異，打工仔平日要多加實踐，有助建立信心及提升工作動力，否則難以培養成習慣。
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管理者：命令式領導不合時宜 發揮影響力贏人心
從前線到晉升至管理崗位，需適應角色上的轉變及承擔更大的責任，為管理者帶來不少考驗。馮嘉寶引述導師黃國恩（Catherine）指，以新晉中層管理人員遇到的工作挑戰為例，較常見於分配工作及給予下屬反饋意見兩大方面。
她指作為管理者，需把手頭上工作做好之餘，也應花時間領導團隊、建立隊員間互信，以提升隊員的能力，包括把不同工作分配給合適的員工。然而不少新晉中層管理人員凡事親力親為，總是不放心把工作交給別人處理，擔心對方的工作質量未如理想，久而久之，工作量只會愈來愈多，亦影響團隊長遠的整體表現。
她續指，不少新晉中層管理人員對管人工作缺乏信心，不懂得提供反饋及釐清自己的要求，這和上述方面環環相扣。「好的反饋應是清晰的、具體的，管理者要讓下屬了解自己的表現及進步空間，以及培養他們的成長思維，以提升團隊能力。」
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影響力成核心領導能力 促進團隊合作成效
馮嘉寶引述導師指，傳統的從上而下命令式領導方法已不再有效，管理者應善用自身的影響力來吸引和說服他們的團隊。「影響力是指在沒有直接權力結構的情况下，能夠影響他人和推動合作的能力。隨着領導力理念已轉變，現時更着重建立關係、啟發他人和培養共同的目標，令影響力成為更具價值和可持續的領導能力，管理者可透過發揮影響力，引導團隊成員向共同目標努力。」
面對市場急劇變化，現代組織愈來愈強調橫向合作和團隊工作，積極的影響力正好發揮作用。她續指，團隊成員通常由不同學術及文化背景者組成，所具備的專業知識、能力、價值觀等也有別，影響力便成為促進跨功能和跨文化合作的關鍵要素。
兩大關鍵：「聆聽」及「換位思考」
如何成為有影響力的人？關鍵在於「聆聽」及「換位思考」。導師教路，切忌只使用邏輯說服別人，應先細心聆聽對方，充分了解其需要，學會感同身受，繼而循着對方的觀點和看重的觀點去影響對方。
新一代管理人必備3個特質
想做個好上司／好主管？馮嘉寶稱，新一代管理人需具備以下3個特質：
‧ 具備自省能力（Self Awareness）
明白個人強弱項、身處的機構及下屬的特性，用適當的方法帶領同事。
‧ 擁有持續學習的心
在晉升階梯中，需要不斷學習，很多時包含要放下過往所長，學習以新的方法處理不同的事，培養成長性思維（Growth Mindset）很重要。
‧ 有能力在團隊建立心理安全感（Psychological Safety）
擁有高度心理安全感的團隊成員可自由地表達觀點、提出問題、分享意見和不怕犯錯，而不必擔心被批評或貶低。他們知道自己不會受到懲罰或對自己的聲譽造成威脅，因此更傾向於積極參與、合作和創新。能夠建立心理安全感的領袖，通常是較為開放、具備良好的聆聽技巧，以及能正面地面對團隊成員所犯的錯誤。
藉短期課程 強化軟實力
為保持職場競爭力，愈來愈多在職人士會修讀不同的軟技能短期課程，強化軟實力。其中生產力局轄下生產力學院開辦了一系列的職場軟技巧課程，包括實體及線上學習課程等，提供靈活的修讀模式。
馮嘉寶以線上學習課程「管理團隊表現」及「影響力的科學與藝術」為例，教材均採用微學習影片（bite-sized video）形式，適合現職管理者隨時隨地增值自己。前者會教授學員如何激勵團隊成員共同實踐目標、管理具有不同特質及個性的團隊，以及如何給予團隊正確的反饋；後者則讓學員認識影響力的原理和關鍵步驟，並學習提升影響力的基本技巧。「上述課程題材圍繞本地商業案例及職場文化，務求讓學員更具體、切實地應用在日常團隊管理上。」
