很多人都深明在職場中單憑專業知識和技能的發揮已未必足夠，而有效的人際溝通能力和得體的社交禮儀是職場成功的重要因素之一。兩名口才及社交禮儀專家教路，如何克服職場溝通中的常見障礙？怎樣以4R口才訓練方法提升溝通能力？還有要注意上班衣著、姿勢、日常交流，甚至是會議禮儀的Dos and Don’ts……助你逐步提升個人形象和職場素養，在職場中無往而不利！
文：王安娜 圖：受訪者提供
在職場中，有效的溝通是確保工作順利進行的重要因素之一。然而，在實際工作環境中，往往會遇到各種溝通障礙，這些障礙不僅影響團隊合作，還可能導致誤解甚至衝突。
打破溝通障礙：建共感、提升聆聽品質
「欠缺共感和缺乏聆聽是職場中的一大溝通障礙。為免出現一方在說事件A，另一方則以為在指事件B，建議在溝通前宜先說明主題，或通過提問和確認來檢視彼此的理解是否一致，以確保信息的準確性和完整性。另外，還要保持耐性，提升聆聽的品質，即給予對方足夠時間來表達完整的想法。」——穎匙培訓顧問有限公司演說技巧訓練導師蔡學偉（Daniel）
表情管理和非語言溝通同樣是不容忽視的一環。「姿勢、表情和聲調都會對溝通效果產生顯著影響。例如上司問：工作進展如何？員工回答：做緊。」Daniel說，溝通時沒有跟對方進行眼神接觸，或只用簡短快速的回答，很容易予人留下不夠重視和不夠認真的印象。
他建議，員工除了具體回答工作進展，亦可以點頭、微笑等正面肢體語言增強溝通效果。另外，溝通時應專注對話，避免分心於手機或文件等，以確保溝通質量和效果。
訓練口才「一萬小時定律」：由「定」開始
他續指，科技進步下，人工智能（AI）在許多領域均有出色的表現，但它始終無法替代人類的情感交流。其中「親和力」是構建人際關係的基礎。以零售業為例：現今很多顧客會自行搜索產品資訊，銷售人員只以傳統的商品推銷方法已不足夠。「他們不只要具備產品的專業知識，更要懂得為客戶提供不同的增值服務。這樣不僅有助增加銷售額，同時也能建立長期關係。」
Daniel表示，良好的口才是提升個人魅力和職業競爭力的重要工具。然而，對於許多打工仔來說，改善口才是一大挑戰。他建議由練習演說開始，「正所謂熟能生巧，『一萬小時定律』的說法未必適用於所有人，但研究顯示大量的練習對於提高技能水準是非常重要的。」
訓練之初，可從「定」開始，學會在表達前安靜自我，無論是站或坐都要保持沉穩，這是清晰表達的基礎。同時，注重聲音調控，放慢語速，讓每句話都充滿力量與自信，適時調整語調，讓聽眾感受到真誠與熱情。
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4R口才訓練是什麼？
Daniel說，打工仔只要掌握以下4R口才訓練模式，便能逐步識別和解決自身在口才方面的不足，配合持之以恆的練習，溝通能力有望顯著提升。
1. Review（回顧）：首先回想以往溝通過程，記錄有待改進的地方，如語速過快、用詞不準確等問題。
2. Reflect（反省）：分析問題，原因是準備不足，還是因緊張所致？或是缺乏對話題的深入了解？針對性地找尋解決方案。
3. Rehearse（演練）：找到問題所在後，通過練習加以改正。
4. Rephrase（改寫）：思考如果下次遇到類似情况，會怎樣做或重新演繹，為日後的交流做好準備。
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社交禮儀應得體 留下良好印象 建人際網絡
「人靠衣裝，一個人的外在形象是第一時間傳遞給人的重要資訊，在職場環境中，衣著不僅反映了個人品味，也是職業素養的體現。優雅、得體的社交禮儀能夠幫助在職人士營造良好的第一印象，進而建立正面的人際網路。」——禮遇•禮儀培訓學院創辦人及國際商務禮儀師張佩茹（Ruby）
職場穿衣顯素養 提升專業形象
Ruby以一般辦公室為例，打工仔可選擇 Smart Casual（正式休閒服）或 Business Casual（商務休閒）風格的服裝。對於女性而言，帶點色彩的套裝或襯衫，既能展示專業形象，又能增添幾分活力。要注意的是，在正式的辦公環境中，衣著不宜過於暴露或追求潮流，如穿瑜伽服、露臍裝等。此外，穿裙子亦應注意長度和材質，避免過於薄、短或透明，以免有違職業形象，予人不專業的感覺。
男士穿衣也有多種選擇，但需注意Smart Casual並不等同於Casual。在辦公室中，Polo恤、卡其褲或不打領帶的襯衫配西褲等都是合適的選擇，要避免穿短褲等過於休閒的裝扮。其中配帶手表予人守時的感覺，特別是金屬帶或皮帶的手表是正裝打扮的配件之一。具體的衣著要求需根據不同的行業，其中設計、廣告或社交媒體等行業對員工的衣著要求相對寬鬆，而在傳統行業如法律、金融或銀行則需注意莊重和正式的衣著穿搭。
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初見3秒印象 注意手勢運用
在初次見面時留下的「3秒印象」，個人的外表、態度和言行直接影響對方的評價和信任度。「要保持整潔外觀，穿衣得體顯得專業和自信。同時，正確的姿勢如挺直站立或坐姿，避免彎腰駝背，也十分重要。」
Ruby提醒，在交流過程中，同時要注意手勢的運用，應避免使用食指直接指向他人或物件，因為這樣易有指令式的印象，建議採用「開放式手勢」（Open Palm Gesture），即手心朝上，手背朝下，四指併攏，大拇指自然放鬆地展開，這種手勢顯得較為開放和尊重。
辦公室及會議的溝通與禮儀
在講求節奏和效率的工作環境中，Ruby強調，有效的溝通與得體的禮儀有助促進團隊和諧和提升工作效率。無論是日常的辦公室交流，還是通過視像會議進行遙距協作，適當的溝通禮儀都十分重要。在職人士掌握以下辦公室與進行會議的Dos and Don´ts，對職場發展無往不利。
1. .辦公室禮儀
✔ 與同事相處最好以「友好而適度」（friendly but not close）的原則，展現友善態度，同時保持適度的距離，以維護專業與和諧的辦公環境。
✔ 利用午膳等非正式場合與同事交流，選擇日常瑣事、娛樂節目、運動、飲食等話題，促進團隊凝聚力。
✘ 涉及政治、宗教、薪酬等敏感或私人話題，以免引發爭議或誤解。
✘ 講黃色笑話或冒犯性言語，確保尊重他人感受，特別是避免讓任何人感到不安或尷尬。
2. .視像會議的準備
✔ 確保會議前做好充足準備，包括測試設備、安排合適環境等，以提升溝通效率。
✔ 開啟攝影鏡頭，通過點頭、微笑或注視鏡頭等方式與講者互動，增強會議的參與感。
✔ 設置專業的會議背景，如帶有公司Logo，以展現專業形象。
✘ 會議背景太雜亂或包含動態元素，有可能分散與會者的注意力，影響會議效果。
3. 會議中的溝通技巧
✔ 保持專注，耐心聆聽每位發言者的觀點，並記錄關鍵資訊以便後續參考。
✔ 適當時候應以禮貌方式發表意見，如使用「謝謝你的分享，我對這一點有幾點補充……」等表達方式。
✔ 提出新建議時，採用積極的開場白，如「為了更好地推進項目，建議我們可以考慮……」等，以促進團隊討論。
✘ 打斷別人的發言或分心，會予人不尊重和影響會議氛圍的感覺。
