人在職場，有學歷更要有軟實力，無論是職場新鮮人或作為「夾心階層」的中層管理新手，在待人處事方面難免受到挑戰。要事業穩步向前，何不提升管理技巧、強化新思維、語言表達能力等，發揮個人、團隊實力助事業起飛。
文：麥懷欣 圖：受訪者提供、 https://pixabay.com
中層管理角色轉換 增影響力和感染力
人在職場，硬技能與軟技能同樣重要，後者更被視為職位升遷的關鍵。註冊社工，有逾十年管理、督導跨職級工作經驗的香港專業培訓學會課程導師李樂恩指，職場新鮮人要具備抗逆力，能彈性面對及跨越逆境，以及恆毅力、主動的工作態度；新晉中層主管一般身兼多重角色，包括擔任上傳下達的橋樑、團隊的決策者、跨部門及職級的聯絡者、激勵下屬的傳播者，以及平衡內外部各方利益的調解者，上述軟技能以外，更重要是具備人際溝通、高效的管理及領導技巧。
她稱，近年管理人員漸趨年輕化，然而由前線到晉升至中層管理人員，要面對角色轉換及調整心態，如要督導曾屬同職級同事、年資高及年長同工、將工作合理地授權和分配等，都成為工作挑戰。
中層管理新手如何發揮影響力及感染力呢？
李樂恩教路，以下 7 點要多加運用：
‧增加對上司的影響力：
‧出色地領導自己；
‧做好本職工作、發現問題後積極尋找解決辦法之餘，還要做好份外工作，務求為上司減負；
‧樂意做別人不願意做的事，承擔最困難的工作，超出預期或職責完成工作；
‧擅長與難纏的人相處。
增加對員工的感染力：
‧做好修身：即自我管理，需以身作則、勇於承擔；
‧發掘員工的強項：主動協助，凡事多商量；
‧領導及管理下屬要懂得「CARE」：「C (Communication)」是指與不同特質 / 世代的員工要良好溝通；「A (Alternatives)」是指共同商討解決方法；「R (Review)」是指定期檢討；「E (Empathy)」是指了解員工動機、把行為及人分開、共同關注點。
不同世代特質有別 讓員工展所長
至於要督導不同世代的員工，方法也各異 (見附表一)。她說，中層管理人員要具備新思維，抱持開放和包容的態度，並要懂得按員工個人特質、價值觀上的不同，靈活應用不同的管理技巧，才能帶領不同年齡、性格特質、文化的員工，讓他們發揮最大的績效！
中層管理新手想增值自己？香港專業培訓學會有開辦「新晉中層主管人才培訓證書」課程，適合剛晉升或擔任中層主管 3 年內者修讀，透過真實個案、短講、討論等模式，讓學員提升個人領導團隊及策劃能力。
砌積木提升創意度 凝聚團隊共識
不少行業都要求員工要「brainstorm」生產想法，但成效取決於與會者的參與度、專注度；而且易被與會者的看法所影響。生產力學院課程導師 Brian Tang，是 LEGO SERIOUS PLAY (簡稱 LSP) 方法認證引導師、Strategic Play Group 中國內地 LSP 認證導師，他指，可以運用 LSP 這新興的互動培訓工具，配合不同的引導手法，有助產生新思維。
「手指與 80% 腦細胞相連，透過砌 LEGO 有助刺激大腦，建立想法，猶如 3D 打印想法；LEGO 有很多形狀和顏色，可提供靈感以建立簡單或複雜形式的隱喻，尤其適合用來呈現較抽象的概念及想法。」
掌握「認真玩」秘訣 互動啟發思維
LSP 要求所有人都要參與及分享，地位平等，先各自砌出自己的想法，然後分享想法，繼而合併和串聯想法。「參加者不用在意自己是否具創意、所砌的像真度等，而是在過程中促進互相啟發、互惠學習，在人人有份決定的前提下，產生更多新思維，有助達成共識。」
Brian 表示，新晉管理人員也可以此遊戲方式，提升員工的投入度、專注度，特別是用在年輕員工上。「較年長的員工起初或會抗拒，可循序漸進由簡單砌起，讓他們慢慢投入，即使從未接觸過 LEGO，反而在沒有『框框』下砌出更多變化！」
生產力學院開辦了一系列的 LSP 課程 / 工作坊，包括：體驗工作坊、設計思維與創新、打破團隊領導的障礙、商業策略制定工作坊、LEGO SERIOUS PLAY 引導師認證課程。其中「設計思維與創新」工作坊講解設計思維與創新的基本意義和流程，讓學員體驗 LSP 的方法和講故事技巧；並以設計思維為流程、LSP 為工具、創新為原則，設計嶄新的體驗或產品。
撰寫電郵有竅門 增溝通成效
電郵已是很多行業的重要溝通工具之一，現代教育資深英語導師、IELTS 應試專家 Frankie Chan 不諱言，不少行政人員以為，商業電郵應有艱深的詞語及複雜的句子才是正規，事實不然。「發電郵的目的是傳遞信息給收件人，若收件人看不懂你寫的內容，豈不是浪費了彼此的時間？」
他續指，優秀的商業書信都是簡潔、表達清晰，沒有複雜的句式、多餘的字詞，讓人容易閱讀；另行文間要保持應有的商業禮儀，注意個人語氣及態度，以免引起誤會。「即使是公司內部的通訊，行文也不能過分親切隨便。」
撰寫英文電郵 5 大宜忌
在撰寫電郵時要注意什麼呢？Frankie Sir教路：
✔ 清楚分段：閱讀時會更清晰，即使短至一句，也可獨立成段。一般來說，電郵應最少有三段，包括起首、正文及結尾等。
✔ 盡早回覆電郵：收到電郵後應盡快回覆、盡量做到「不過夜」；重要的電郵，最好在數小時內回覆。若事情複雜，無法及時確實答覆的話，可回覆對方：”Noted with thanks. / Acknowledged with thanks. We’ll get back to you once we’ve sorted it out.”或”Well received. We’ll send you the revised version by the end of this week.”
✘ 避免使用「大寫鎖定」(Caps lock)：別以為把重要的資料全用大楷能加強其重要性，如 “AS THIS IS URGENT, PLEASE TAKE IMMEDIATE ACTIONS.”，此舉既不便閱讀又不專業，更重要的是對收件人極之無禮。要突顯其嚴重性，建議從句子的字詞及語氣入手。
✘「CC」(副本抄送) 勿亂用：事無大小都「CC」，或會令收件者感到困擾，反令溝通變得混亂，注意只CC給需要知道電郵內容的人便可。
✘ 別濫用 “Thanks and regards,”：不少在職人士都會千篇一律地用 “Thanks and regards,” 作結，但其實電郵下款應因應與收件人的關係及不同情况而有所不同。如在非常正統情况下可用 “Respectfully,”；與收件人關係密切則可用 “Best,”、”Best wishes, “、”Thanks, / Many thanks,” 及 “Cheers,” (以表示謝謝或再見)。
必記！5個 Tips 教你寫好英文E-mail更多撰寫英文電郵Tips
藉 IELTS 提升英語能力 強化職場優勢
在職人士要提升英語水平，現代教育專業英語中心開辦了「44 小時 IELTS 成人職場訓練課程」，加入職場英語、模擬工作 / 移民面試；針對 IELTS 考核內容，以日常生活及工作為語境，教授實用知識和技巧如撰寫電郵、報告等技巧。另會深入分析 IELTS 不同考卷 (閱讀理解、寫作、聆聽及說話) 試題、教授答題竅門等，助學員做好應試準備。若在 IELTS 整體分級取得 6.5 或以上，並在同一次考試中各項個別分級取得不低於 6 的成績者 (有效期內)，其成績可獲接納為等同綜合招聘考試（CRE）英文運用試卷的二級成績，故吸引不少有志投考政府工者報讀。
