會議展覽行業在香港經濟中扮演着重要角色，推動着交通、酒店、物流、餐飲和旅遊等相關行業的發展。在全球經濟一體化和新技術湧現的前提下，本港會展業迎來新機遇，但仍要面對成本、國際形勢和行業競爭等挑戰。業界及培訓專家指，要打造香港會展業的品牌，業界需要加強國際合作外，還要好好發揮本港人才、地理和國際化背景等的優勢，並建議推動大灣區成為一個「Mega Destinations for MICE」（MICE即會議、展覽及獎勵旅遊），讓行業更加壯大。
文：王安娜 圖：受訪者提供
本年灣仔會展及亞博館將舉辦至少150場會議及160場展覽，另去年轉到新加坡舉行Vinexpo Asia酒展將於本月底重返香港。香港展覽會議業協會副會長張瑞富（Peter）表示，疫情令本港展覽業遭重創，尤其是國際性展覽會，九成以上被迫停辦。直到去年通關後，展覽業才逐漸恢復。
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香港會議展覽業不乏挑戰 抓緊機會迎難上
同時擔任康亞有限公司（專營展覽會承辦及項目管理）董事的他，以去年10月所舉辦的大型展覽會為例，人流已重返至疫情前的七至八成。Peter提到，雖然一系列國際性展覽現已陸續開放，但中歐美買家數量有所下滑，而來自中東、南美或俄羅斯的買家則有所增加，這可能與經濟發展、地緣政治等因素有關。
為吸引更多參展商參與香港的展覽會，Peter及其團隊積極進行推廣，十分重視每次與客戶直接對話的契機。「特別是在策劃海外宣傳活動時，面臨的挑戰不少，為了應對不同情况，我們已制定指引，並會安排資深人員同行，不僅有助於現場營造一個積極、專業的互動環境，還能確保客戶有任何查詢時，都做好即時和精準回應的準備，冀抓緊每個機會。」
招聘人手經驗非首要 全面培訓新人
他表示，現時許多行業面臨人手短缺問題，展覽業亦不例外，而且更是每個範疇都缺人。「為了積極招聘人手，我們不再以申請人的相關經驗作為首要的考慮因素，公司會提供更全面的培訓。」至於新人的晉升路徑，一般來說，他們可由客戶專員（Account Executive）做起，待累積經驗便可拾級成為客戶經理、項目經理等職位。
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不同部門各司其職 緊密協作
他指每間公司架構略有不同，以其公司為例，團隊規模約70人，不同部門各司其職，並需要緊密協作。主要部門包括：
營業部：佔約10%人手。主要職責吸引參展商（如生產商）參與展覽會，並展示產品。由於與市場部工作關係緊密，雙方要互相配合。
市場部：佔約20至30%人手。負責提升展覽會的品牌形象與市場認知，通過不同渠道進行市場推廣，吸引各參觀者如商會、進口商等。
設計部：為參展商設計攤位，根據客戶需求提供設計方案，並與搭建商合作，務求在短時間內完成搭建工作。
運營部（Operation）：負責與外部承包商溝通協調，在展覽會的籌備和交收過程中起着關鍵作用，確保所有工作按時進行。
資訊科技部：負責網站維護、更新網頁內容，如最新的宣傳資料，並與其他部門合作，促進內部運作效率。
其他外判工作包括：
搭建團隊、展覽工程：負責展覽會現場的攤位搭建工作，包括基本的構造到複雜的燈光音響設計，需與設計部合作，共同創造優質的展示效果。
物流管理：確保展品從各地安全、準時運送至展覽會現場，並完成現場佈置。
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行業新機遇：推動大灣區Mega Destinations for MICE
對於會展業的未來挑戰，Peter認為，有限的展覽場地是業界一大挑戰。「現時內地的展覽場地資源更為豐富，如深圳的場地規模已超越了香港，因此我們急需拓展更多展覽場地。」
香港大學專業進修學院保良局何鴻燊社區書院（HPSHCC）首席講師連卓琪博士則指，在全球經濟前景不確定下，不僅影響了參展商和觀眾的出行意願，也使活動的策劃和預算控制變得更加困難。加上香港營運成本高昂，如高場租和高工資等，增加了活動舉辦費用，對小企業和機構構成負擔。
二人深信，隨着亞洲國際博覽館二期和灣仔北重建項目的推進，將有助於推動行業發展。Peter續說，香港作為亞洲的樞紐、中國內地對外的窗口、國際金融中心，其地理位置優越、交通便利、擁有精通兩文三語的人才，以及完善的基礎設施，這些都是服務外國客戶的顯著優勢。他期望政府為展覽行業提供更多的支援和優惠措施，以降低參展成本，提高參展效果。
連博士強調，政府除致力為本港打造成「盛事之都」，積極鼓勵不同的會議、展覽及獎勵旅遊（MICE）等活動外，還要為小型企業提供資金支援，希望行業能夠百花齊放。與此同時，大灣區的發展亦為行業帶來新機遇。她指，作為大灣區的重要一員，香港有望借助其獨特的地理優勢和國際化背景，推動大灣區成為一個「Mega Destinations for MICE」，預料能吸引更多國際商務人士的參展和參觀展覽活動。
會展行業人力培訓重實戰與應變 了解新興展覽會議模式
連博士指出，會展業是屬於兼職和自由職業者流動性大的行業，人員變動頻繁，如突然「甩底」，這會對活動造成一定的影響。「因此在籌辦活動時，永遠要有備用計劃， 至少應準備Plan A和Plan B。」
她說，活動策劃人員必須準備充足的備用人力，以應對不時之需。例如世界衛生組織早前就「X疾病」的爆發發出潛在風險警示，相關人員宜提前規劃應對策略，從而有效管理風險。
3個月實習項目 汲取實際工作經驗
其中HPSHCC開辦的「旅遊、會展及節目管理高級文憑」課程，着重培訓學生在籌辦及管理各類旅遊、會議及展覽項目的專門知識、技巧及經驗。課堂注重理論與實踐的結合，通過活動規劃和活動行業運營等科目的學習，學生不僅能夠掌握理論知識，更重要是透過構思和設計活動的過程中，提升參與度、學習興趣和累積實踐經驗。
課程為學生安排為期3個月的實習項目，他們有機會到旅行社及主題公園等機構，汲取實際工作經驗，了解行業的最新動態。除了實習外，他們還會學習一系列與活動相關的科目，如特別節目管理、商務活動管理、餐飲宴會管理等。課程涵蓋策劃、組織、執行等內容，更注重培養學生的創新思維和實踐能力，為未來的職業發展做好準備。
新興混合模式會議 適合討論形式活動
科技推進下，近年混合模式（Hybrid Mode）的會議成為業界的新趨勢之一，其中線上直播能夠為參與者提供更多彈性，讓更多人參與並且不受地理位置的限制。連博士認為，「這模式較為適合一些以討論或演講等形式為主的活動，能夠為參展商和觀眾帶來更豐富多元的體驗。至於在一些貿易展覽活動，參與者往往更傾向於線下參與，以便實地查看貨物和進行深度交流。」
她提醒，在混合模式會議中，物聯網配置扮演着關鍵角色。為確保線上與線下參會者都能順暢交流，工作人員要做好WiFi接收、5G信號點及智慧設備互聯互通等配置。
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畢業生分享：實習考驗應變能力
向來對會展和節目管理有興趣的黃緣（Joey），中學畢業後報讀HPSHCC「旅遊、會展及節目管理高級文憑」課程。她說，每次參與活動或展覽都接觸到很多新的事物和人，即使是相同類型的活動，也會有不同的主題或新元素，讓她感到很新鮮。
Joey的學習之旅不乏豐富實踐，例如在林村許願節的活動中，她不僅體驗香港的傳統文化，更從中學習活動策劃的實戰技巧。另一次參與音樂學校音樂節的籌備過程，她從前期製作開始參與，與團隊一起討論音樂節目的製作方式和流程。豈料在活動當日，卻有部分兒童參加者因家長離開而不安哭泣，令場面尷尬。
幸有團隊成員冷靜地處理，並送上零食轉移孩子們的注意力，令他們破涕為笑，順利轉換了現場氣氛！這段經歷讓Joey明白臨場應變的重要性，整個製作過程更體會到團隊協作和有效溝通所發揮的果效。當然，良好的工作態度，如守時和禮貌地待人接物等都是活動管理人員不可或缺的。Joey現已升讀理大「旅遊業及會展管理（榮譽）理學士學位」課程，期望進一步鞏固活動管理領域方面的基礎。
會展業人才必備5個基本條件
1. 兩文三語：精通兩文三語，以便與海外或內地的參展商作有效溝通。
2. 表達能力：具備清晰、準確、有邏輯的表達能力，無論是口頭演講還是書面報告，都能有效傳遞資訊。
3. 應變能力：面對突發情况和挑戰，從業員需具備快速的應變能力，確保活動順利進行。
4. 銷售及溝通技巧：具備良好的銷售和溝通技巧，以便有效推廣活動，吸引不同參展商，建立良好合作關係。
5. 熟練使用PowerPoint：會展行業常需製作演示文稿，熟練使用PowerPoint等工具能提升展示效果。
