文章日期 : 2020年5月28日

老闆省錢 員工自由 互信致勝 撤出辦公室 WFH新常態

【明報專訊】疫情逐漸緩和。這邊廂,不少企業陸續取消在家工作(WFH)政策,打工仔重回辦公室工作;那邊廂,有企業卻反其道而行,決定撤出辦公室,讓員工全面遙距工作。社交媒體Twitter是先頭部隊,多間美國企業緊隨其後,香港亦不乏同路人,搞笑媒體網站9GAG最近告別其7000呎辦公室,30名員工從此在家辦公,當中最重視的價值,仍然是員工的自由和靈活度。

沙發、豆袋、雪櫃、辦公椅、碎紙機、足球機,9GAG辦公室內大大小小的物件,在一聲「遙距辦公」令下,三兩日就被員工如「清倉大清貨」般搬走。當年用200萬裝修的7000呎空間,最後獨剩下一片人造草地。

「隨環境及時間改變,大家對於何謂好的辦公室,定義一直改變。」9GAG聯合創辦人及行政總裁陳展程(Ray)說。以往,其辦公室是香港start up的參考對象;如今,他們再為本地企業展示全面遙控工作的可能。

告別7000呎「好玩」辦公室

Ray猶記得,5年前公司搬到荃灣時,坊間已經常吹捧Google、facebook等科技巨擘的辦公室內部設計多麼有趣,消閒配套多麼齊全,員工多麼快活。9GAG作為科技初創,亦承接這股設計風潮,「我們的工作講求創意,要度橋,所以當時劃分出工作和休憩空間」。人造草地、空中花園和娛樂設施,供員工忙裏偷閒;要專注工作的話,有多間獨立房間,足夠耳根清靜。30名員工,共同使用這7000呎辦公空間,在土地極珍貴的香港算是相當豪華。

5年過去,回望這種辦公室設計,有否如期望般提高工作成效?Ray說:「大家辦事效率沒下跌,但有沒有提升也難以稽考。」從休憩設施的使用率分析又如何?「平均也有三四成,很視乎員工個別習慣。」總括而言,Ray認為這種設計「是work的」,當時花錢裝修的決定走得正確,「當年我們5個創辦人和員工都很年輕,覺得這樣好型,這是一個必經階段」。

但他觀察到,當休憩配套在其他行業日見普遍,新入職同事對此漸漸不太注重,加上互聯網及雲端技術發達,數碼游牧(digital nomads)興起,只要一部手提電腦,隨處都可辦公。還需要實體辦公室嗎?抱着這疑問,9GAG於去年中起,建議員工每星期可遙距工作一天。然而,礙於華人職場文化始終重視員工有否露面上班,同事不太放膽遙距工作,豈料農曆新年後疫症殺到,9GAG不得不全面實行在家工作。

公司月省20萬 員工兼顧家庭工作

疫情「順水推舟」,員工漸漸適應遙距工作。即使5月疫情緩和,員工可選擇回辦公室,但每天也只有3至4人回來。Ray和其餘創辦人衡量過,亦多番透過問卷了解員工意向,既然疫情反反覆覆,員工在家工作表現自律,亦不抗拒長期遙距工作,而同時公司生意受疫情影響,需要開源節流,省下辦公室租金和燈油火蠟,每月可慳20萬開支,那何不全面推行,一石幾鳥?Ray甚至笑言,員工和創辦人都長大了,能在家中陪伴子女,是遙距工作一大優點。

配合員工需要 政策靈活調適

宏願看來理想,但並非人人的家都適合辦公。Ray曾請每個員工傳來家中工作環境照片。最惡劣的情况,有員工沒書桌,只能坐在地上,將電腦置於鞋盒上使用。「我們會不斷調節,會否在他家附近租個co-working space(共享工作空間),由公司全資資助?」他強調,遙距工作同樣要賦予員工選擇權和自由度,故未來增加配套必不可少,如有需要就租會議室,情况許可亦可構思team building活動,增進員工情誼及歸屬感。他亦任由員工憑需要搬走原本辦公室裏的家俬,如電腦屏幕、辦公椅、書桌,為home office無縫接軌。

「我們不是工廠,工廠有機器才需要大家在場開工,但我們工作只需一部電腦。」辦公室從有到無,Ray認為進步之處,是員工不再被迫到同一地方工作,而遙距工作亦絕非鐵板一塊,「它是一個光譜,一端是必定要回辦公室,另一端是完全遙距,好多公司也位於中間,或靠其中一方多一些。每間公司都需思考,哪種工作模式能令公司生存得最好,同時員工做得開心,達到成效」。

文:宋霖鈴

編輯:梁小玲

電郵:feature@mingpao.com

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