文章日期 : 2019年6月21日

辦公室「斷捨離」 創建高效率工作間

【明報專訊】Netflix人氣節目《怦然心動的人生整理魔法》延續「斷捨離」話題,收納師近藤麻理惠示範家居收納如何淨化心靈。不過,都市人除了要整理自己的安樂窩外,也不可忽視朝夕相對的辦公室。無紙化辦公室概念已推出多年,但看看你眼前的辦公桌,是否還有大量堆積如山的紙張?有形的雜物除了阻礙尋找有用資料,更會化成無形的工作壓力。本地收納師可以施展什麼魔法,建造一個令人「怦然心動」的工作空間?

來自日本的斷捨離概念已有接近20年歷史,斷捨離三字令人直接聯想到解脫的意思,但若把這個「減法」概念放在工作空間的話,卻可以製造「加法」效果。「執屋的目標是節省位置,而整理辦公桌的焦點就放在提升員工生產力及效率上。」香港上門收納服務Home Therapy創辦人林翠君(Sharon)說。

收納第一步:從紙張入手

Sharon考獲日本收納檢定協會認證收納師後,於去年創辦Home Therapy,為家庭及企業提供收納服務。她開設講座,為企業員工解釋斷捨離的概念,拆解無法「丟掉」的迷思及傳授收納技巧。「執屋看見最多的是衣服,辦公室最多就是紙了。」她說。雜亂無章、囤積成山的紙張,既妨礙員工尋找有用資料,更營造狹窄的工作空間,形成無形工作壓力,對工作成效百害而無一利。因此,她認為辦公室收納應由紙張入手,以建立無紙空間為目標。

Sharon剛為領展資產管理有限公司(下稱「領展」)員工舉辦了兩場收納講座。講座過後,她借用領展高級市場策劃及推廣經理黃康怡(Juliana)的辦公桌,即席示範收納過程。Juliana的辦公桌正是「全部都係紙」的最佳範例,Sharon笑稱:「如果凌亂程度以10分為滿分的話,Juliana都有7分。」她指出收納有別於清潔,清潔目的是改善衛生環境,過程簡單快捷;收納則牽涉更多步驟及思考過程:「你要為辦公桌面、抽屜、枱底等空間的所有東西分類,並依每個類別物件審視,思考它對你當下的工作有沒有需要。」

專注當下 思考物件去留

收納師並非像清潔姐姐那樣動手清理桌面的物件,反而更像一個伙伴,與當事人一起討論要留什麼、要扔掉什麼。「執屋會遇上很多有emotional attachment的物品,因此客戶需要更多掙扎時間,而辦公室大部分都是文件,因此最花時間的地方就是分類紙張的過程,我要跟當事人核實這些文件是否真的有用,他們需要留意文件的日期、內容,已另存電子檔的,版本已過時的,對現在工作沒用的都可以扔掉。」她認為大眾的通病是過分在意「未來」,但斷捨離就鼓勵人只專注於「當下」的需要。 

二人把桌上的廢紙、發黃報紙、雜誌刊物、零食、已拆開的即棄餐具及毛公仔吊飾等一一分類。Juliana坦言凌亂的辦公桌會阻礙工作,尤其是尋找資料時,「這時又會重新再印新一份資料,雖然習慣了,但絕對是壞習慣」。她們合力把大部分的紙張及過期零食棄掉,然後收拾起一袋帶回家的物品,再把剩餘的物件重新收納,約1小時過後,辦公桌只餘下約一成的物件。Juliana笑稱好像「重新入伙」一樣:「整理過程中覺得沒有想像中如此需要這些物件,不過沒有收納師幫手,又真的未必會特意收拾。」

員工掌握竅門 自主彈性整理

領展將於本月底搬辦公室,企業發展及策略總經理關凱臨以此為契機,邀請Sharon舉辦收納講座。斷捨離易於被簡化為「扔東西」,他希望講座讓員工深入了解當中竅門,掌握一套專業的整理框架,然後應用於自己的辦公桌上。「辦公桌是同事的personal space,反映了他們的習慣及工作模式,每人都不一樣。我不會因為員工的桌面亂就判斷為效率低,桌面空無一物就是不勤力。」各種收納法固然有參考價值,但他不希望員工建立一式一樣的工作空間,以免弄巧反拙,影響生產力。因此,他沒有直接聘請Sharon為公司提供收納服務,而是讓員工於講座有所吸收後,自主彈性地整理自己的工作間。

辦公室收納貼士

  • 左、中、右法則:工作空間可分割成左、中、右3部分,依次放置待處理、正在處理及已完成的文件。
  • 只用七成收納空間,其餘三成「留白」,以防止再塞滿雜物。
  • 抽屜空間按使用頻率整理,例如最頂層放置最常用的文具、USB、充電線,第2層可放置零食、藥物。
  • 收納工具以方形為佳,別為「貪靚」而選用佔用更多空間的圓形盒子

 

■Home Therapy香港上門收納服務

企業講座:每次最低$15,000

企業講座及收納服務:$15,000至$80,000(因應辦公室規模及紙量等多個因素而定,須先行報價)

文:黃嘉希

編輯:王翠麗

電郵:feature@mingpao.com