文章日期 : 2018年12月28日

拯救「死線戰士」 打氣甩「拖」!

【明報專訊】職場滿佈「死線戰士」,絕招是拖延,不到死線一刻決不肯完成工作,令上司頭痛萬分。

黃慧儀(Yee)從事人力資源管理20年,講到死線,她就以飛機航班為例:「你搭飛機會否遲到?航空公司又會不會要跟你講需準時到達,不然會影響其他乘客?答案當然是不會。」

飛機不等人,部門運作亦理應如是。管理下屬有如策騎,主管該如何拿揑好韁繩收放,讓下屬成為使命必達的fit馬?

Yee曾於人力資源管理顧問公司任職管理層多年,其間為多間企業解決人事上的疑難雜症。她表示下屬未能如期完成工作,原因五花八門,而主管與下屬間缺乏溝通,往往讓問題加深。「不少主管工作技能(technical skills)卓越,卻未必具備人事技能(people skills),不擅長與下屬溝通,亦未有進一步協調。」

她指出,工作延誤的成因主要分為能力(skill set)和心態(mindset)兩方面,「有時候下屬未必是存心要遲交,而是因為能力不足或受外在因素影響,最常見的是時間管理問題,不懂安排工作次序,或因為在跟客戶或團隊協調上有困難,而拖慢了進度」。她強調主管要以事論事,才能對症下藥。 

「完美主義者」最難處理

Yee指工作延誤最常見的成因是「拖延症」,即是員工每每臨近死線才趕工,而「拖延」背後各有原因。她笑說曾與不少員工溝通,對方都直認自己是「死線戰士」,且沒有絲毫愧色,只視為個人處事風格。「他認為在死線前完成就可以,不需要提早做。有的更proud of being a deadline fighter(對做死線戰士引以自豪),覺得自己可以在死線前,短時間內完成工作,很有滿足感和成就感,就先讓自己鬆懈。」

然而,死線戰士的下場,往往是臨急抱佛腳下「戰死沙場」。她說:「普遍而言,人會傾向將困難的工作押後,先做最容易完成的,但當死線將至時才遇上阻滯,便變相無法如期完成工作。」

在芸芸個案中,Yee認為「完美主義者」最難處理,因為員工並非刻意拖延,而是個性使然。「他們覺得工作成品未達心中理想水平,便寧願拖延,再花時間去力臻完美,都不願意按時限交未如理想的成品。」她舉例,曾有部門主管遲遲未交下屬的表現評估,了解之下她發現他其實是完美主義,「他覺得評估重要,想寫得盡善盡美而拖拉」。

對主管來說,最棘手的是下屬因怠惰而刻意拖延。「有員工熟習工作環境後,了解哪些死線不是真死線,即延誤了也不會『死人』,便選擇性延誤,先完成他認為『比較重要』的工作。更有一些情况下,下屬刻意遲交,目的是讓主管在時間限制下,減低要求修改的幅度。」Yee說。

菜鳥無興趣 老將無動力

她又指另一種刻意拖延,是基於下屬工作缺乏滿足感。「這情况較常見於新世代員工身上,他們普遍家庭經濟負擔較輕,而較追求工作上的滿足感,當他們覺得自己有能力勝任較高層次的工作,就對較為入門的工作缺乏興趣,出現拖延情况。亦有資深員工因長期任同一種工作而『滑牙』(失去動力),變得漫不經心,亦低估工作延誤的後果。」

「準時與質素是同一件事﹗」

面對上述情况,主管可以如何處理?Yee形容管理下屬,就如帶領球隊,相對於如何監督,更重要是如何指導和啟發下屬,令大家朝共同目標進發。她認為當情况出現,主管可先透過coaching與員工正面溝通,了解延誤成因。「coaching是指主管以『教練』的角色,不帶批判地引導下屬反思自身問題,從而建立一個有建設性的互相反饋(feedback)的機制。」

針對因為個人因素而拖延的員工,Yee認為主管首先要清楚向下屬表明期望。「作為主管,必須讓下屬了解到準時和質素是同一件事。比如應對完美主義型的員工,我就要跟他解釋清楚,其延誤對其他部門造成的影響,他不可以只着眼於自己的部分。」

分拆工序 追蹤進度

她建議主管可將下屬的工作劃分為多個小目標,然後作出具體的工作規劃,以便追蹤進度。「舉例過往曾有兩間公司合併,我曾帶領團隊處理人事調配、架構重整等工作,分工後我會就每個下屬負責的範疇,再仔細分拆小工序,訂立清晰的時間線,定期跟進進度,確保整個運作暢順。一旦有同事力有不逮,其他隊員亦可以馬上支援。」

若發現下屬有時間管理上的不足,Yee表示主管可與下屬一同審視日常工作時間表,協助其排列工序優次,或提供輔助工具,「有一些免費網上軟件可以記錄電腦運作情况,讓員工具體掌握自己的時間運用,作為一個自我提醒」。她說當發現下屬慣性拖延,主管亦可訂立一個較原定早的死線(set a timeline with buffer),以推動下屬提早跟進工作。

對於因缺乏工作滿足感,而對工作不上心的新世代員工,Yee認為主管要嘗試曉以利害。「主管要解釋清楚下屬所負責的工序,對公司整體運作和個人日後發展的影響。」至於因感覺工作日復如是,心態變得怠惰的資深員工,Yee認為可嘗試將其調配到其他崗位,讓員工從新挑戰中重拾動力。

訂立界線 有賞有罰

Yee強調,作為領導,必須訂立明確界線,亦要賞罰分明。「比如你們做傳媒行業,按時完成工作十分重要,主管需要從下屬初入職時就訂立底線,如果無法達到要求,提供協助後仍無法改善,即使員工能力有多高,也是與管理文化不合,即使感到可惜,也要let them go(請員工離開)。」

她說若主管發現員工刻意拖延,便需採取較強硬的措施,讓員工「痛定思痛」。她指出不少大型企業都會有績效改進計劃(PIP,Progress Improvement Plan),程序如下:

一、向員工表明期望,列出要求其改善的事項;

二、定期跟進進度;

三、如發現情况未能改善,則會執行懲處。

「曾有主管見到員工在工作時間,一直在上網,以致工作滯後,後來主管便要求同事參與PIP,結果是會影響他日後的薪酬調整,便讓他猛然醒覺。」

蘿蔔與棍,同樣重要。「對於能準時交貨的下屬,主管亦需予以肯定,即使只是口頭上讚賞一句、拍一下膊頭都好,也要讓下屬知道,他的盡責受到認同。」

Yee說近年亦有企業會推行獎勵制度,如「勤工獎」一般,表揚準時完成工作的員工。「可能有主管會認為完成工作是下屬的責任,毋須額外嘉許,但其實在管理角度,有罰亦有賞才能雙贏。」

文:夏綽蔓

編輯/王翠麗

美術/謝偉豪

電郵/feature@mingpao.com

Article Search Box