文章日期 : 2018年11月2日

提案演講秘訣 眼神笑容決勝 大忌:自說自話

【明報專訊】你還記得上次與客戶會面介紹新企劃,或在公司會議中講解新構思的經驗嗎?在眾人目光聚焦下發言,不論是一對十,還是一對百,都讓人戰戰兢兢。如何在眾人面前侃侃而談,言簡意賅表達信息?教授演說技巧多年的企業培訓專家表示,演講者最常犯的錯誤就是「自說自話」,只站在自己的立場說話,而未有從對方的角度去表述。

記得上次開會,鄰組的Jacky在大老闆面前演講提案(presentation),說話時甩甩漏漏,辭不達意,最後壯烈「犧牲」的慘况嗎?不想步其後塵,究竟有何方法改善演講技巧?教授演講多年的企業培訓專家馬博為(Donald)表示,一個演講提案,由講前準備,到演講時的內容鋪排、說話技巧,以至如何回應提問,都大有學問。

想像成功畫面 掃走恐懼

相信不少人面對上司、客戶演講提案時,都試過因緊張而影響表現。「人會就自己相信的事物過濾資訊,如果你覺得自己會成功,會不停想像成功的畫面,反之亦然。緊張正是從人的想像而來,當人想像一些可能會發生的窘境,如講錯話被取笑或得罪人,便會愈想愈緊張。」Donald說。要克服緊張心情,建議可從心理、生理方面紓緩,「心理上,要覺察負面想法,然後嘗試按自己理想情景加以想像,心態雖是肉眼見不到,卻會演化為行動去影響結果。生理上,除了深呼吸令心情平靜,喚回理性思考外,亦可透過輕量運動提振精神,紓緩緊張情緒,例如不少人演講前會去跑步」。

放鬆表情 你笑受眾也笑

踏進會議室,首要任務當然是與在座每人建立關係,要建立良好的第一印象,不可忽視肢體語言。「除了良好的眼神接觸,面部表情亦要盡量放鬆,善用笑容提升信心,當你對人。笑,對方亦會對你笑,建立良好的互動。」由於平日甚少長時間站立對話,我們在演講時常會「手足無措」,不懂把雙手放在哪裏才算自然。Donald提醒站立時盡量挺直背部,放鬆兩肩,並避免身體左搖右擺。至於雙手如何擺放,他表示可善用靜止的手勢,固定雙手位置:手握小工具時,可使用hand in fist(包拳式),以一手包裹握着工具的另一隻手;女士可以使用tenting(帳篷式),雙手交疊,兩隻拇指交叉;男士可使用the gate(閘門式),雙手對指,如持着小球狀。以上手勢(詳見下圖)可予人感覺專業自信,亦避免因緊張而雙手插袋或放於背後,給人輕佻或防範之感。

了解需要 強調「你」可得益

凝聚演講對象目光後,要吸引其繼續聽下去,除了靠嘹亮的聲線,一個有趣或振奮人心的開場白亦十分有用,Donald說:「舉例,你可以問一個問題去引導對方思考,然後在提案時延伸討論;亦可講一些令人訝異的事實,例如一些誇張的數據,引起大家好奇心;或以時間線引入,例如說﹕『╳年前出現了什麼問題,至今仍未解決,現在就跟大家提出可行方案……』」

Donald指出演講者最常犯的錯,就是只站在自己立場說話,而未有從對方的角度去表述。「每個人價值觀不同,提案者需了解聽眾的背景,掌握對方最關注的利益、希望達成的目的,才可一步到位地說服對方。假設你跟一個年長的億萬富豪說,可替他多賺一百萬,他不會太感興趣,但如果你跟他講可以延長他的壽命,他就會關心。」在掌握對象需要後,便需有技巧地將其化為內容的重點。「好多時我們滔滔不絕地講解概念和執行的細節,卻沒道明對方的得益,對方便難以投入。」

他建議大家可善用不同的特定語句,加強與對象的聯繫。「每講一個事實細節,都指出跟『你』(受眾)的關係,如『從這裏你可以得到……』、『這意味貴公司會得到……』、『這於你而言表示……』等,當『你』在內容中出現得愈多,對象就愈會感到與自己相關,想聽更多。」Donald指出這技巧亦適用於收結時,可再一次強調提案背後的目的和好處。

反對≠否決 把握磋商機會

演說部分結束後,通常緊接答問環節,Donald表示回應問題的重要度,並不比演說本身低。從過往經驗,他發現一般人很容易會因提案對象提出反對而產生敵對情緒,或者當下就對自己失去信心。他強調反對不等同否決(objection is not rejection),認為大家面臨質詢,以及應對不同立場的見解時,應視為好事,而非感覺不快。「對方提出意見,讓你有機會多了解他的需要和偏好,其實反映對方有協作完善方案的打算,相對於拒絕表態,這樣反而更有機會透過磋商,令對方信服你的想法,從而達成共識。」

面對提案對象的質疑或反對,他建議大家先複述對方的觀點,再以開放式問題,進一步了解對方的想法。「例如老闆反對你的提案時,與其說『我覺得你的說法不正確』,強調自身的論點,倒不如先複述他說的話,讓對方感覺被充分理解,再問:『可不可以解釋一下你何以會有這樣的想法?』讓對方進一步表達意見。在緩和溝通氣氛後,反而更能掌握適當時機說服對方。」

文:夏綽蔓

編輯:王翠麗

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