文章日期 : 2018年10月8日

主管必學時間管理 開會高手 工作不白做

【明報專訊】「這十年來做過的事,能令你無悔驕傲嗎?」黃偉文這句歌詞,相信不少讀者都有共鳴。我們每天營營役役,趕上班、趕進度、趕回家……將日程排得滿滿,全因時間不等人,可是,盲目求快不代表時間用得其所。時間管理,是每個上班族,特別是帶領團隊的管理層,需要面對與學習的課題。計劃周詳,善用時間,才能在排山倒海的工作中泰然自若。

管理好時間,才能讓工作不白做。

「初任管理層時,因為未能掌握工作的輕重緩急,導致經常要超時工作趕工。」現於大型美資企業任職亞太區品牌傳訊總監的溫淑儀(Cherry)說。這句話,可能對不少管理新手來說,尤其有共鳴。Cherry的首個管理層職位,是在公關公司(agency)任職客戶總監,工作經驗令她意識到時間管理的重要,「很早已學會時間管理,尤其以前在agency工作,要跟進太多客戶與項目,如果沒有管理好時間,活動根本沒可能順利進行」。她在現時公司任職十二年,帶領四名下屬,一手策劃亞太區的品牌傳播及推廣工作。日子久了,自然憑經驗累積了一套時間管理心得:

1. 善用會議溝通 避免重做

不少上班族可能都曾抱怨開會浪費時間,但Cherry卻認為會議乃必要;而有效的會議,就能避免因溝通不足而把工作推倒重來的風險,變相節省工作時間。她每天馬不停蹄跟歐美、亞洲各部門和合作伙伴,就工作展開面對面、視像與電話會議,平均一天有一半時間耗在會議上,高峰期會議更佔去一天七成時間,她解釋:「因為這是跨國公司,要清楚美國、歐洲、亞洲各地的工作,有些產品是全球發售,要確保做法一致,有些地區又要根據當地文化、特色發布產品。」

「許多人都浪費大量時間re-do(重做)。」Cherry說。她認為時間管理不只是個人的事,職場上持份者眾多,有其他部門,亦有下屬團隊。「現在不是super star的年代,不是請了一個『超人』便能把所有工作順利做好,現在是合作的年代。為何要召開這麼多會議?因為不是你一個人就可作主,要大家一起投入想法,有他人同意才可成功。」Cherry眼見不少年輕同事因經驗尚淺,自覺想法可行就一味衝,結果觸礁,「到了實踐階段想找同事幫忙,但別人幫不了他,因為根本不可行,只好重做」。因此她與四個下屬,每周一次定期展開一對一會議,目的是避免重做工作。她說:「一來了解下屬在做什麼,二來確保他們的想法可行,有時他們的想法飛到九霄雲外遠,我就要把他們拉回正軌。管理好團隊的時間,自然可助自己在工作上事半功倍。」

她說會議雖多,但不浪費時間,才是重點。「最好的開會人數是四至六人,太多人會有太多意見,最好在一小時內結束,時間太長大家會力不從心。會議主持人亦很重要,一定要有議程,突發的事需要在會議上提出,還是留待下一次才商討呢?主持要好清晰。」

2. 重要事、基本事優先處理

工作有輕重緩急,怎決定處理的先後次序?Cherry認為最重要的事自然要先處理,但最基本的事亦需要先處理,「有些問題可能好細、不重要,但都需要先處理,否則會阻礙你做重要的事,例如公司網站資料有錯,一定要先解決,因為有許多人會看到。你會收到許多電郵、同事電話,問你發生什麼事,時間就浪費在這裏」。「最基本」的事,還包括每次團隊工作後的事後檢討,一來避免重複犯錯,更重要是下次做得更好,「例如我一年有十個大項目,每次不是完了就算,每次也要檢討,看看下次如何做得更好」。她希望檢討有助團隊下次合作時更有共識,自然更有效率更順暢。

3. 「閉關」專注重要工作

聚精會神工作時,最怕中途突然被打斷,可能是同事的一句說話、一通電話,或者一條短訊。不少人被打斷後想重拾手上工作,卻感到難以投入。Cherry說:「每次被打斷後都不知道工作做到什麼階段,又要reboot一次(重新投入)。看過一些文章,說到被人打斷後,約需二十五分鐘才可重新投入工作,變相浪費了二十五分鐘。」

當手上有重要工作,她選擇決絕一點,不看手機、電郵,「其實好多大project,都需要時間深層思考。如果我要處理十分重要的工作,我會『閉關』,那數小時只專注這件事」。

4. 每天只查看三次電郵

管理層每天均會收到來自五湖四海的工作電郵,Cherry一天只查看三次,「九時回公司,先處理一次(電郵),然後是午飯前或後,最後是下班前,其餘時間則專注手上工作。很多人以為需要立即回覆電郵,其實不是,對方是可以等待的,如果真的緊急,他會致電。要給自己一個習慣,不是所有事都要立即回覆」。她又認為,同事覺得緊急的事,對她來說未必屬最緊急,面對同事的不情之請,有責任教育對方,才不至被對方打亂自己的時間表,「你要定一條界線給同事,自己心裏也要有界線,例如印度的同事,什麼事也說urgent,最後一分鐘才告訴你需要幫手。你可以幫忙一次,但要告訴對方下次不會理會,或至少三天前通知」。

5. 詳列自己及下屬工作清單

許多上班族都習慣寫下一天的工作清單(to do list),而Cherry則選擇使用免費手機應用程式,記下自己及下屬的工作項目,「我會用這些工具為下屬分配工作,讓我及對方都對工作項目一目了然,例如P是我的馬來西亞同事,不能常常見面,他會列明手上有什麼工作,完成後會標明,那我就知道對方完成了什麼」。

另外,對上司分配的工作,她習慣早在死線(deadline)前便把工作做好,「盡可能提前做好,大項目早三四天,小項目早一天,讓大家有時間討論,以及修改出更佳方案」。

6. 預留時間思考、沉澱

Cherry認為時間管理,亦包括為自己預留思考、沉澱的時間,這能讓頭腦更靈活,更有效率處理接下來的工作。「我一周至少有兩三天,擠出十至十五分鐘讓自己安靜、思考,可以是早上喝咖啡,或趁午膳外出走走,有助更新一些想法。」每晚睡前,她都會重溫工作清單,「每晚會看看第二天要開什麼會,想到什麼就即時寫下,因記性不好,記下了至少能安心入睡」。

7. work-life balance

Cherry強調自己並非工作狂,管理時間,是為了追求工作與生活平衡(work-life balance),每逢周五晚,她都會放下工作,享受生活,「因為我們下班後美國仍未下班,我會在大家共用的日程內寫下『忙碌』,周一早上再看對方電郵」。Cherry分享:「身為管理層,大多是四十至五十歲的人,如何度過這黃金十年好重要,你想你的退休生活是如何呢?其實要開始準備了。現在很多人都覺得有得做就做,沒想過計劃,到退休後才後悔想做的都沒有做,其實管理時間與管理人生掛鈎。」

文:歐慧兒

編輯:梁小玲

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