文章日期 : 2018年7月31日

業務環環相扣 緊密溝通致勝 「心理安全」成就出色團隊

【明報專訊】電影《復仇者聯盟》中有句對白「ONE is better than one」,帶出的意思是一個團隊的力量遠比一個人強大。今日的大企業,尤其重視培養員工團隊精神,透過舉辦各項活動來加強員工溝通合作。

Team building要成功,學者指應先從企業文化做起,管理層以身作則,帶領團隊。成就好的team players,全靠一個好的team leader!

「以前人們還可單打獨鬥,但現時operation(公司運作)愈來愈複雜,因此team building變得更加重要。」香港科技大學工商管理碩士課程(MBA)主任陳泰元教授如是說。課程旨在培訓企業管理人才,如何建立團隊精神無疑是重要一環。一個好的團隊,人們各司其職,工作起來事半功倍。他引用Google一項名為Project Aristotle的研究,當中指出,為員工建立「心理安全」是打造出色團隊的必然要素。簡單而言,員工對身處環境感到舒適,他們敢於嘗試和承認錯誤,力有不逮時願意尋求同事協助。團隊成員講求信任、互相補足,工作上自然合作無間。

了解公司運作 促進交流

「Everything is all about communication(所有事情在於溝通)」如陳泰元所言,好的團隊重視交流,目標方向一致,絕不各自為政。他解釋,要做好溝通,管理層應先增加辦公室透明度。大公司業務環環緊扣,部門間必須緊密溝通,清楚了解對方進度。從員工角度而言,知道所屬部分跟公司整體運作的關係,更能增強他們「切實是公司一部分」的想法,提高團隊歸屬感。

他認為跨部門會議固然重要,公司亦可不時舉辦內部聯誼活動,讓不同部門同事互相認識,促進交流。不過,反觀某些傳統公司,階級主義根深柢固,員工平時只會向直屬上司報告進度,對公司運作卻不求甚解。

陳泰元以自己經驗為例,他曾在Amazon網站購物,收貨時有幾件貨物不翼而飛,致電客戶服務熱線,問及物流情况、退款程序等細節,員工卻一知半解,令他感覺員工只按本子辦事,並不熟悉公司整體運作。所以員工之間溝通足夠與否,從細微地方便顯而易見。

公平分配工作 多勞多得減怨氣

要提高員工向心力,最重要還是管理層本身。必須摒除「高高在上」的姿態,虛心聆聽員工意見,讓他們感覺受尊重。另一方面,上司要知人善用,按照每人的工作能力和長處,公平分配工作。同時又要一眼關七,留意團隊中是否存在free-riders。

他解釋:「『不想做』跟『做不來』是兩回事。要完全公平很困難,但上司要讓員工感覺工作被合理分配。」何謂公平?他以八字總結:「能者多勞,賞罰分明。」付出得多,所得獎賞理應更多。公平的制度不但讓員工感覺受公司重視,他們也更願意協助其他同事。相反,選擇視而不見,則會令同事怨氣累積,甚至互相數落,工作態度亦容易變得散漫,尤其損害團隊精神。像他曾在課堂中提及,CitiBank便是行內出色的例子。賞罰制度分明,而且上司會向員工解釋相關決定的原因。

當然,好的team building,有賴各方配套幫助,舉辦活動只是其中之一。過往不少大企業愛舉辦戶外歷奇訓練,以加強團隊合作。陳泰元說,這些活動目標清晰,固然有其成效。但近年有年輕一代批評這些活動「老套過時」,他亦表示理解。「有時不需說得太明顯,講明是team building,他們(年輕人)反而不太願意接受。有大銀行包場,請員工去海洋公園玩。甚至閒時舉辦聯誼活動,增加內部溝通,其實對建立團隊精神都有幫助。」

今日企業打造出色團隊,方法五花八門。歸根究柢,有句說話不會落伍:「團結就是力量」。做好team building,對公司來說百利而無一害。

出色團隊必備5條件

1. Psychological Safety(心理安全)

員工有信心面對風險,感到安全,敢於向同事承認錯誤,提出問題及可行建議。

2. Dependability(可靠)

員工能依時完成工作,達到應有水平。

3. Structure & Clarity(架構和清晰度)

團隊分工清晰,計劃及目標明確。

4. Meaning(意義)

每個員工都認為工作是有意義。

5. Impact(效果)

員工深信工作能帶來成效、改變。

(資料來源:Google's Project Aristotle)

 

文:嚴智暘

編輯:梁小玲

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