文章日期 : 2018年3月6日

游牧辦公室 逐工作而坐 open office 省空間增效率

【明報專訊】不少外國知名大型公司採用開放式辦公室(open office)、流動工作(mobile working)的辦公模式,這些來自西方的概念亦漸受亞洲企業青睞。這股辦公室新潮流,究竟是否「得個樣」?抑或真的能加強各部門員工的連結,提升生產力?

傳統辦公室空間用途單一,個人工作桌與會議室分明,同事放假或離職,座位就暫時懸空,即是空間資源存在,卻無人受益。開放式辦公室與流動工作概念,就是透過有效利用空間資源來提升生產力,員工能享受更高自由度,選擇適合的工作空間,亦不會浪費公司空間資源。

商用房地產公司CBRE自2014年「改裝」成開放式辦公室後,原來2.6萬多平方呎的辦公室空間面積,辦公座位比未改裝前增加10%,員工職位增加22%,員工數目由314增加至383人,空置空間減少17%。數字背後,新模式究竟如何方便工作,員工又是否真心享受?

設定「鄰居」框架 自選座位

開放式辦公室也有分不同類型,CBRE採用的是Workplace360概念。簡單來說,就是由員工按自身需要決定當刻的辦公空間,可選擇在公司任何一個位置工作。

一般人對開放式辦公室的理解,就是員工在接近百分百沒高牆阻隔的室內空間自由流動,這種極端情况在改變的早期確實存在,CBRE工作場所戰略副董事葉明翰(John)認為該概念發展至今終於找到平衡,「這概念初在西方流行時,有公司任由員工周圍坐,結果因地方太大而找不到同事,反而影響彼此溝通」。

Workplace360強調鄰里關係(neighborhood),以CBRE的2萬多呎辦公空間為例,公司按區域劃分各部門的辦公位置,以營造「鄰居」感覺及方便溝通。即是員工每天上班,可先在部門所屬區域選擇辦公桌,如只是處理一般工作,又想與部門同事相鄰而坐,他可以在這裏工作一整天,中途亦可到其他辦公空間,惟他上班時所選的辦公桌當天仍屬他使用。「你永遠也有一定的鄰里關係,永遠也是那數個部門在鄰近,你很容易就會找到同事商量公事。當然如果今天和那同事多公事交流,也可坐近他,由自己決定。」John解釋。

多種空間 配對工作需要

員工除了能按需要自選工作空間,亦可自選鄰座的同事。由於跨部門工作時有發生,John表示新模式能讓員工享有更大彈性,接觸的同事亦較廣,「以前一天也只是跟那數個同事交流,現在即使與部門內不同同事一起坐,亦有許多unplanned的對話發生。即使全程傾閒偈,亦可無意間多了解對方或其他部門資訊」。同時,他認為愈多開放空間,相對亦要有愈多的私人空間予人更集中思考,「要有較高私隱度的電話亭,或不同大小的房間。一個普通打工仔除了坐着工作及開會,一天中會有許多不同活動,要有多些具不同功能的辦公空間供選擇」。因此,現今的開放式辦公室並非指完全百分百的開放空間,而是十分強調公共與私人空間的比例要平衡。

在該公司任職市場主任的Kirsty表示,工作上有一半時間需與同事協作,另一半時間她則傾向「坐定定」工作,「心會定一點,更能專注工作。有時想獨自一個,就會使用房間 」。她平日常與客戶以電話聯絡,電話亭正好讓她放心對話,「因為傾談內容敏感,所以幾乎每日都會用,每次約10至15分鐘,不介意再多一些此類空間」。對於是否人人也適應辦公室新環境,她表示還要看每人的性格及工作性質,「例如我以前任職的公司需要處理許多紙本文件,擁有固定的電腦位置,採用傳統工作空間會好一點」。

改變空間 更新管理思維

今天很多採用開放式辦公室的企業,均會在設計上花足心機,但若施工前沒有考慮各部門的工作需要,完工後欠缺員工培訓,則只會變成大白象工程。John表示公司內看似大同小異的空間,其實全部均為同事度身訂做,「前期有研究團隊觀察各部門工作流程,構思房間數量以至相鄰部門,例如租務部,每天同事間需有許多交流,需要的私隱度可低一些,而法律及人事部,團隊專注共事的時間較多,需要多些具有不同功能的房間」。

改變空間意味着工作模式隨之改變,員工需真心認同新環境才能使改變來得有意義。John表示,曾有同事不明何解一直安穩妥當,卻突然要「變」?「首先部門主管自己要認同新概念才可,要說服他們改變管理思維,例如傳統是management by presenteeism(出勤主義),員工坐定定才叫工作,這些觀念都要轉,員工表現與坐在辦公位置、時間多久無關,亦要教導主管使用不同空間,管理層肯用,下屬才敢用,否則下屬會覺得如果只有自己用,會被認為偷懶。」

直接對話 減省一堆電郵

KK是CBRE亞太區研究部營運主管,工作上需經常和人事部及財務部合作。經歷過新舊環境變化,她表示最大好處是公事上能以直接對話取代過往繁複的電郵來往,許多決定都能加快達成,「因可自由地跟合作的同事坐,細碎問題不用再勞師動眾(寫電郵)。」正懷孕的她亦表示懷孕頭3個月經常嘔吐,流動工作讓她更自在,「有時會想坐開一點,而且醫生建議懷孕時最好時坐時站,多轉換姿勢對身體更好,公司不同高度及類型的座椅正好合適」。

John最後強調,要實行新模式,各部門的參與十分重要,絕非「請個設計師」美化就能一勞永逸,如上述的培訓工作,就要人事部配合;另因為流動工作關係,每個同事均獲配一部手提電腦,大部分文件均要電子化,這樣對無線網絡的依賴亦十分重要,故不能缺少資訊科技部門的支援。

職場心理學:悠閒氛圍激發創意

究竟工作環境如何影響人的心理?註冊職業心理學家陳曉翎認為,開放式辦公室有利有弊,一方面能打破物理阻隔,營造悠閒工作氛圍,有利激發創意,而且管理層與下屬共享工作空間,有助打破階級障礙,下屬更願意「有話直說」;但另一方面,開放式辦公室較嘈雜,電話鈴聲、同事間閒話家常等噪音亦會令人分心,而且開放空間令人覺得欠缺私隱,間接影響專注力。除了改變實體空間,她表示企業也可透過其他方法讓員工工作得更舒適,提升生產力,例如好的空氣質素和空氣流通,確保室內溫度合適,採納自然光(沒有的話,白燈比黃燈好)和增設綠色空間等,亦有助建構一個良好的工作環境。

 

文:歐慧兒

圖:馮凱鍵

編輯:林信君

電郵:feature@mingpao.com

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