文章日期 : 2018年1月5日

增強職場軟實力

提升管人管事工作成效

自問個人的待人處事、團隊合作、時間管理、應變、解難及決策等能力如何呢?職場中單憑學歷、經驗已不足夠,還要講求一職多能及軟技能的發揮。新一年伊始,無論所屬初中高層位置,要把工作做到快而準、管理及用人得宜,不妨從改善軟技巧開始,有助提升個人的腦轉數和有效溝通等能力,令個人工作、管理團隊都能夠更上一層樓。

文:麥懷欣 圖:受訪者提供、資料圖片

要在職場立足,識做事、識做人同樣重要。香港浸會大學持續教育學院 (HKBU-SCE) 學術統籌主任麥詩明 (Sherine) 指,無論是任職哪一職級,都需要應用軟技巧,只是層次上的不同,作為前線員工,要具備團隊合作精神、溝通能力、待人接物等技巧;作為管理人員,其價值已不在於個人能力的展示,更重要是帶領團隊的能力,能整合團隊及培養人才,有效激勵及推動下屬發揮所長,所需要的是領導、管理、協調、上下溝通等軟技巧。

管人要懂得包容 按性格安排合適工作

Sherine 指,無論是不同世代或同一世代的員工,性格特質也迥異,難免有磨合問題,作為管理人員應學懂調整個人心態,抱持開放和包容的態度,並因應員工的不同性格、價值觀等,來調整管理策略及安排工作,透過多溝通、亦剛亦柔的管理模式,才能建立鞏固的跨世代合作團隊。她以籌辦大型活動為例,可為不同世代的員工安排合適崗位:

‧40 歲以上員工:擔任後勤崗位,如負責設計活動流程、應急方案,因他們心思細密、考慮周詳、追求穩定。

‧30 歲以上員工:適合擔任項目管理、嘉賓安排、活動宣傳等工作,他們對前線及活動運作有充分認知、喜愛挑戰,可讓他們發揮管理角色。

‧年輕員工:適合擔任前線崗位,如負責尋找贊助商、聯絡等工作,能發揮他們善用網絡世界搜尋資料的強項,而且工作較不刻板。

「近年愈來愈多企業藉着籌辦跨部門的活動或培訓工作坊,以輕鬆的形式,集合不同世代的員工,讓他們群策群力,是互相配合及磨合的好機會。」

新一代愛讚賞 勿忽略舊人工作量

面對新一代員工,管理人應如何管理?Sherine 說,年輕一代着重自由度、熟悉新科技,靈活變通和善用網絡世界是他們的優點,作為上司,既要讓他們作多方面的嘗試及發揮所長,亦要提供提問渠道;同時亦安排有一定年資的員工,擔任他們的「師傅」,提供適當指導、輔導及分享經驗,有助建立互信。「年輕一代希望得到別人的讚賞、認同,上司不妨多讚賞他們,有助激勵及提升他們的工作投入度。」

她又提到,面對新員工加入,作為上司及員工需幫助新員工適應,工作量必然增加,然而不要忽略舊員工的感受,「新人適應期要交代清晰,要設定指引,否則要舊員工同時兼顧頂替『舊人』、『自身』及『支援新員工』的工作,容易導致工作量超負荷。」

增值軟技巧學問多

針對在職人士、初出茅蘆的職場人士所需,坊間不少培訓機構也有開辦與軟技巧相關的短期課程,其中HKBU-SCE開辦了「員工關係與溝通」、「績效管理」、「知識型管理人」、「管理技巧」等短期課程。Sherine以「員工關係與溝通」、「績效管理」為例,前者主要涵蓋勞資關係概念、員工溝通過程、員工紀律與處分、勞工法例等的內容,教授學員如何解決現今僱主與僱員之間的問題。後者則協助學員建立高效的組織、激勵員工有效地工作,以實現業務目標,包括教授工作評核 (Appraisal) 等技巧。

Sherine:如何成為好上司?

‧以身作則,感染員工:僱主要令員工信服自己,凡事要多包容、尊重他人,平日樹立良好僱主榜樣,才能感染員工。

‧一視同仁:平等對待員工,不會厚此薄彼;分配工作要按各人能力高低之餘,亦要盡量做到公平、公正。在處理事情前,要聆聽各方意見和建議,不聽信一面之詞。

‧願意為員工承擔:即使下屬做錯事,上司亦不宜在會議等公開場合斥責,最好是私下先了解事情,讓對方有下台階。

‧與時並進:要與新一代員工建立話題,掌握潮流、潮語不可少。

善用影像記憶 提升腦轉數

現今職場講求 Multi-task,打工仔要開會、做 presentation、出席商務場合,以及要熟知產品、客戶的資料等,時刻靠記憶行事,最怕「腦 hang 機」或「轉數」慢,導致錯漏百出,甚至做錯決定。

國際認證全腦發展培訓師、亞洲記憶運動協會記憶執行師 (一級) 譚家豪 (Simon) 不諱言,數碼產品的普及,無疑為工作帶來很多方便,然而打工仔若過分依賴這些產品幫助記憶及尋找資料,便會減少使用自己的大腦,或會造成記憶力變差、頭腦轉數變慢。

用想像力把信息圖像化

他指,人的大腦分為左右腦,左腦掌管文字、數據等信息,具有理解、分析、判斷的思維功能;右腦掌管圖像的信息,具有想像、創意等功能,有研究指,右腦的記憶能力是左腦的 100 萬倍,故若能增強對右腦的訓練,學會圖像記憶,有助提升記憶能力。

他續指,記憶主要分為中文、英文及數字 3 個元素,可配合混合使用「羅馬房間記憶法 (也稱為地點記憶法)」、諧音法、故事法等常用的記憶法,把需要記憶的資訊轉換成印象深刻的圖像來進行記憶,亦即是所謂的腦轉數,有助加深記憶,從中亦能訓練創造力、想像力。

記數字、英文、中文:諧音

舉例:要記下數字「九四」,其普通話發音與廣東話的「走私」相似,可轉換成「走私」的圖像;又如要記下英文「Appear」,可轉換成「阿P隻牙」的圖像。如「團結」等抽象的詞語,就無法直接想像出圖像了,可把它轉換成「綁了蝴蝶結的飯團」的圖像。

記人名:諧音+圖像聯結

面對新相識的人,如何快速記下對方的名字?他以名字「Karen Chan」為例,先望着對方的眉心 (記下對方的樣貌特徵),然後把名字作諧音轉化,再在大腦中聯想成「糞便」、「雲」、「塵」的圖像,把3幅圖像聯結成「糞便上頂着一朵雲,背景滿佈塵」的圖像作記憶。「影像愈是有趣、誇張、動態,愈能記得清楚。」

開會:善用心智圖

他指,心智圖法 (Mind mapping) 是開會、作文、創意思考的好幫手,能把不同點子、想法以及它們之間的關聯性以圖像呈現。以會議前後為例,可用作規劃議程,蒐集各單位或與會人員的想法;會議中,立即記錄會議重點,並有助整理出條理清晰的會議記錄。

多加練習 熟能生巧

想提升個人的工作效率、與客戶及同事建立正面關係?HKPC Academy 開辦了「職場必備軟技巧系列」工作坊,圍繞 4 個不同主題:「職場識人術」、「創意思維法」、「職場常見的身體語言」及「應用記憶法」。擔任上述工作坊導師的 Simon 以「應用記憶法」工作坊為例,會教授如何利用不同的記憶法來存取人名、工作資料及客戶喜好等資訊,尤其適合零售、金融保險從業員參加。工作坊更會配合職場常見例子、短片、案例分析等,教授有關軟技巧的概念與應用。他指,學員平日也需多靈活運用所學於工作及日常生活中,並要不斷調整技巧及累積經驗,才能熟能生巧。

Simon:醒腦開竅 Tips

要醒腦開竅,最重要是持之以恆的練習,可利用等車、等人、上廁所的時間,使用日常溝通影像訓練法,即把與同事的對話內容轉化為影像記憶;大腦的運作與功能,需靠充足睡眠及休息、吸收足夠的水分等來維持。另平日也可多進行一些左右肢體協調運動,有助訓練左右腦協調。

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