文章日期 : 2015年10月16日

活動統籌工作變數多

須靈活變通 增宣傳效果

大型籌款活動舉行,司儀帶着籌款箱直接向各位總理籌款,但有總理因沒有現金在身,出現了尷尬場面……無論是各大企業、品牌舉行的發佈會、Roadshow 等大小規模的活動,成功與否都需要各方面的配合,其中活動統籌人員的事前準備工夫和臨場經驗發揮都是不可或缺的。想投身業界,宜先裝備自己,再累積經驗,才能做個全方位的活動統籌人員,令活動更暢順和有滿意效果。

文:王安娜 圖:受訪者提供、資料圖片

仁愛堂 YES 專業進修課程「活動管理證書」課程導師袁駿豪表示,成功的活動統籌、管理人員,不單要在執行期間做到有效的統籌角色,更要在策劃初期,及推廣宣傳上考慮周全,才能減低各種風險及確保活動獲得足夠的關注。

籌辦活動須隨機應變 事前準備不可少

他表示,每次籌辦活動,均會牽涉不同環節,有許多變數和突發事件,因此活動統籌人員要在事前做足周全的準備,才能隨機應變,應付各項緊急事情。舉例:除以上的籌款活動例子外,一些戶外或露天的活動,遇上打風、暴雨,有何安排?活動繼續或取消?這些情况必須事前做好準備。

「很多時活動統籌人員都要兼任司儀,有時會遇上遲到的嘉賓,講稿或程序安排上便要懂得應變。」另外,主辦單位都希望活動得到正面的報道和曝光,但如果所報道的消息是負面或有錯的話,對不同層面都會有影響,因此活動統籌人員要小心處理發佈的資料,以及留意活動出席者對媒體所說的話。

公關需與多方建立關係 活動統籌重流程安排

活動統籌可作為公關人員工作的一部分。兩者之間的工作有何不同?袁駿豪表示,公關的工作尤其重視與媒體之關係,幫助客戶與其目標群眾建立良好關係。活動統籌人員的工作重點則在活動的流程、安排物資、控制場面及危機處理等層面。

他估計,現時行內各大小規模的公關顧問、活動策劃等公司有逾 200 間,競爭十分大,行內請人不容易,請合適的人更難。此行工作性質較活潑,適合年輕人投身,一般初入職者會選擇在公關顧問或活動策劃及製作公司做起,「在公關公司工作,可涉獵不同範疇的客戶,對不同行業有更深切認識。」而在企業內部任職公關人員則主要負責提升品牌形象和宣傳產品等工作。

NGO 需人手 由活動統籌人員起步

有意入行者,可由活動統籌人員做起,入職要求為高級文憑或以上程度,曾修讀相關課程更好;如想入職客戶主任/公關助理的話,曾修讀相關的高級文憑 (如傳播學) 或持大學學位更具優勢。除商業機構、公關公司外,投身者也可在活動策劃及製作公司等覓得工作機會,起薪約 9,000 至 12,000 元。「其中一些服務社區的機構如 NGO (非政府組織),由於經常要舉辦不同類型的活動,推廣及宣傳所提供的服務,因此對這方面的人手亦十分渴求。」

以仁愛堂 YES 專業進修課程開辦的「活動管理證書」課程為例,課程從公司項目、展銷會或市場推廣等不同方面作出分析及教學,特別在策劃早期的考慮及推廣上,協助學員成為全方位的活動統籌、管理人才。

課程除了理論外,導師還會跟學員綵排活動項目,例如記者招待會、頒獎典禮等。他教路,工作時要懂得易地而處,想像自己是不同的受眾,例如記者,他們需要的物資包括新聞稿、記者名牌等,所有環節所需的物資,細至卡片碟、簽名筆,大至背景板等,也要一一預備好。

兼備新媒體知識 增宣傳推廣效益

袁駿豪不諱言,隨着科技的進步,除了傳統媒體外,很多公司都會投放資源在新媒體上,加上市場愈來愈多「O2O」(online to offline,即線上到線下) 的營銷模式,從業員除了基本的活動統籌知識外,也需具備相關的網絡推廣知識。「現時很多公司會利用流動應用程式、社交媒體作推廣渠道,下載人數愈多,宣傳功效和廣告效益也愈大。」

他強調,活動統籌人員需要在工作過程中與不同單位的人士合作,故入行者最好具備良好的溝通、協調、組織等能力,為人亦要細心,有助工作的發揮和更流暢。

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