在填履歷表時，不少人在工作技能上都會填上 Word 和 Excel。事實上，在辦公室工作，Office 軟件的應用已非常普遍，特別是用作文書處理的 Word 和試算表 Excel，幾乎是每日都要用到，可說是打工一族在辦公室的必備技能，但是要怎樣才可以用得更得心應手，增加工作效率，甚至升級成為 Word、 Excel 達人呢？
文：夏穎欣 圖：受訪者提供、網上圖片
課程主要教導學員解決日常工作上的電腦文書處理難題。（網上圖片）
無論是製作會議記錄抑或是長篇建議書、報告，不少人都會用 Word 文書處理軟件。恩賢教育中心 (下稱「恩賢」) 的營運主管葉啟森 (Anakin) 說，文書處理主要是以專業的文件格式作商業溝通。那麼一份好的報告應具備什麼元素呢？
文書處理 應具備專業和實效兩大元素
「一份好的報告要能夠配合企業的形象，因此要具備專業和實效兩大元素。」專業的元素可見於格式設計、版面配置和顏色風格上能突顯企業的文化；而實效性方面，要讓讀者易於閱讀，在格式功能上、字體及字型，還有插入功能上的選項，務求要簡單及清晰。
恩賢教育中心營運主管葉啟森 (Anakin)
善用試算表分析數據 建立資料庫與公式
至於 Excel 試算表的功能更為強大，包含公式、函數等方面的操作，除可以整合數據作為資料庫之外，更可用作運算、製作數據圖表並有助進行分析。其中試算表可用於協助處理公司的行政系統，例如出勤紀錄、報銷公費等，是管理財務資源的有效工具。
Anakin 指，試算表亦可應用於篩選不同的資料，從而提升使用者的工作效率，而其分析結果在拓展公司業務上亦有一定幫助。倘若運用得宜，更是企業中最具成本效益的工具之一。足見 Word 和 Excel 是不少打工仔和辦公室行政人員不可或缺的工作技能。
公餘進修 學習辦公室進階技能
雖然 Word 和 Excel 的功能多元化，但大部分打工仔都只懂得基本操作，對於不少進階功能仍「有待發掘」，因此坊間有不少機構都開辦相關的課程，教導如何善用這些軟件。
Anakin 以恩賢開辦的「文書處理及試算表實際應用課程」為例，近數年報讀的學員年齡層較為廣泛，有年輕學員、在職人士和較為年長的學員。大部分年輕學員進修是為了求職而做好準備，應付面試時的電腦應用考核；而在職人士進修大多是因為工作需要，藉以增強應用的知識；而年長的學員則以興趣為主，希望學習一些實用的電腦技能。
工作難題做課堂例子 增職場實用性
課程主要教導學員解決日常工作上的電腦文書處理難題，導師會提供練習給學員，讓他們掌握當中技巧，同時亦會透過課堂實踐令學員了解箇中的要點。他說，不同年齡層學員感興趣的內容都有分別，「例如在職和年輕的學員會對商業運用部分最感興趣，在模擬練習時更會以自身工作所遇到的實際狀况當作增潤練習，隨時可應用所學。至於年紀較大的學員則喜歡掌握基礎知識，大多會用心完成每一個練習。」
隨着科技日新月異，課程內容亦會配合市場的需要，例如加入 Pivot Table、VBA 巨集、Marco 等有助商業數據分析的內容。Anakin 說，「有年輕學員和在職學員都表示這些較為複雜的分析、篩選功能等難以掌握，因此導師會以循序漸進的方式教學，由簡單到較為複雜的練習，配合實際例子作為練習，增加學員的學習成效和實用性。」
Anakin 說，修畢這課程後可獲該機構頒發證書，如學員想再進一步考取 MOS (微軟 Office 專家，Microsoft Office Specialist) 等的專業認證，機構亦可提供額外培訓，如一對一的訓練。
8 個實用小技巧 提升工作文書能力
Anakin 提供了以下 8 個小技巧，助打工仔在文書處理或數據處理時更能夠得心應手。
Word 常用技巧
1. 快捷鍵的應用
．Ctrl+F：找尋資料，也可取代需要找尋的目標。
．Ctrl+A：作為全選，然後再選擇字型、字型大小、顏色等格式設定，統一文字格式。
．Ctrl+Z：復原上一步驟。如果要復原多個步驟，可以重複按 Ctrl+Z。
．Ctrl+Y：取消復原，同上，如要取消復原多個步驟，可以重複按 Ctrl+Y。另外，亦可重複簡單指令例如「貼上」、改變文字顏色等。
2. 版面配置：在版面配置中改變文字輸入方向，紙張方向及大小等。
3. 查字典：先選取要查詢的字眼，按滑鼠右鍵，然後選取「翻譯」。
4. 文檔「瘦身」：太多圖片會令檔案變得太大，難以透過電郵傳送，用家可點選圖片，選取圖片格式，按「壓縮圖片」，剔選想要的壓縮選 項及解析度，最後按確定。
Excel 常用技巧
5. 快速選擇數字格式：用家在 Excel 輸入數字時可利用常用欄內的數值選擇需要的格式，例如：銀碼，百分比、時間、日 期等。
6. 數字變成文字：如用家不想格式變動，可於輸入前加「’」將其固定成文字。
7. 善用計算機功能：於計算前輸入「 = 」即可。
8. 減低重複資料的出錯：想避免輸入資料時因人為錯誤導致資料重複，而影響文件的準確性，可利用 Excel 內置的提示功能。首先圈選不想重複的資料範圍，然後在「設定格式化的條件」中點選「醒目提示儲存格規則」，選擇「重複的值」， Excel 就會自動找出重複的內容。
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