文章日期 : 2019年10月4日

升級做 Word、Excel 達人

強化辦公室必備技能 增工作效率

在填履歷表時,不少人在工作技能上都會填上 Word 和 Excel。事實上,在辦公室工作,Office 軟件的應用已非常普遍,特別是用作文書處理的 Word 和試算表 Excel,幾乎是每日都要用到,可說是打工一族在辦公室的必備技能,但是要怎樣才可以用得更得心應手,增加工作效率,甚至升級成為 Word、 Excel 達人呢?

文:夏穎欣 圖:受訪者提供、網上圖片

無論是製作會議記錄抑或是長篇建議書、報告,不少人都會用 Word 文書處理軟件。恩賢教育中心 (下稱「恩賢」) 的營運主管葉啟森 (Anakin) 說,文書處理主要是以專業的文件格式作商業溝通。那麼一份好的報告應具備什麼元素呢?

文書處理 應具備專業和實效兩大元素

「一份好的報告要能夠配合企業的形象,因此要具備專業和實效兩大元素。」專業的元素可見於格式設計、版面配置和顏色風格上能突顯企業的文化;而實效性方面,要讓讀者易於閱讀,在格式功能上、字體及字型,還有插入功能上的選項,務求要簡單及清晰。

善用試算表分析數據 建立資料庫與公式

至於 Excel 試算表的功能更為強大,包含公式、函數等方面的操作,除可以整合數據作為資料庫之外,更可用作運算、製作數據圖表並有助進行分析。其中試算表可用於協助處理公司的行政系統,例如出勤紀錄、報銷公費等,是管理財務資源的有效工具。

Anakin 指,試算表亦可應用於篩選不同的資料,從而提升使用者的工作效率,而其分析結果在拓展公司業務上亦有一定幫助。倘若運用得宜,更是企業中最具成本效益的工具之一。足見 Word 和 Excel 是不少打工仔和辦公室行政人員不可或缺的工作技能。

公餘進修 學習辦公室進階技能

雖然 Word 和 Excel 的功能多元化,但大部分打工仔都只懂得基本操作,對於不少進階功能仍「有待發掘」,因此坊間有不少機構都開辦相關的課程,教導如何善用這些軟件。

Anakin 以恩賢開辦的「文書處理及試算表實際應用課程」為例,近數年報讀的學員年齡層較為廣泛,有年輕學員、在職人士和較為年長的學員。大部分年輕學員進修是為了求職而做好準備,應付面試時的電腦應用考核;而在職人士進修大多是因為工作需要,藉以增強應用的知識;而年長的學員則以興趣為主,希望學習一些實用的電腦技能。

工作難題做課堂例子 增職場實用性

課程主要教導學員解決日常工作上的電腦文書處理難題,導師會提供練習給學員,讓他們掌握當中技巧,同時亦會透過課堂實踐令學員了解箇中的要點。他說,不同年齡層學員感興趣的內容都有分別,「例如在職和年輕的學員會對商業運用部分最感興趣,在模擬練習時更會以自身工作所遇到的實際狀况當作增潤練習,隨時可應用所學。至於年紀較大的學員則喜歡掌握基礎知識,大多會用心完成每一個練習。」

隨着科技日新月異,課程內容亦會配合市場的需要,例如加入 Pivot Table、VBA 巨集、Marco 等有助商業數據分析的內容。Anakin 說,「有年輕學員和在職學員都表示這些較為複雜的分析、篩選功能等難以掌握,因此導師會以循序漸進的方式教學,由簡單到較為複雜的練習,配合實際例子作為練習,增加學員的學習成效和實用性。」

Anakin 說,修畢這課程後可獲該機構頒發證書,如學員想再進一步考取 MOS (微軟 Office 專家,Microsoft Office Specialist) 等的專業認證,機構亦可提供額外培訓,如一對一的訓練。

8 個實用小技巧 提升工作文書能力

Anakin 提供了以下 8 個小技巧,助打工仔在文書處理或數據處理時更能夠得心應手。

Word 常用技巧

1. 快捷鍵的應用

.Ctrl+F:找尋資料,也可取代需要找尋的目標。

.Ctrl+A:作為全選,然後再選擇字型、字型大小、顏色等格式設定,統一文字格式。

.Ctrl+Z:復原上一步驟。如果要復原多個步驟,可以重複按 Ctrl+Z。

.Ctrl+Y:取消復原,同上,如要取消復原多個步驟,可以重複按 Ctrl+Y。另外,亦可重複簡單指令例如「貼上」、改變文字顏色等。

2. 版面配置:在版面配置中改變文字輸入方向,紙張方向及大小等。

3. 查字典:先選取要查詢的字眼,按滑鼠右鍵,然後選取「翻譯」。

4. 文檔「瘦身」:太多圖片會令檔案變得太大,難以透過電郵傳送,用家可點選圖片,選取圖片格式,按「壓縮圖片」,剔選想要的壓縮選 項及解析度,最後按確定。

Excel 常用技巧

5. 快速選擇數字格式:用家在 Excel 輸入數字時可利用常用欄內的數值選擇需要的格式,例如:銀碼,百分比、時間、日 期等。

6. 數字變成文字:如用家不想格式變動,可於輸入前加「’」將其固定成文字。

7. 善用計算機功能:於計算前輸入「 = 」即可。

8. 減低重複資料的出錯:想避免輸入資料時因人為錯誤導致資料重複,而影響文件的準確性,可利用 Excel 內置的提示功能。首先圈選不想重複的資料範圍,然後在「設定格式化的條件」中點選「醒目提示儲存格規則」,選擇「重複的值」, Excel 就會自動找出重複的內容。

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